مکاتبات اداری- عنوان گیرنده‌ی نامه
مانند به: سازمان گسترش صنایع
به: آقای احمد عزیزی معاون امور مالی
عنوان فرستنده‌ی نامه
فرستنده‌ی نامه عبارت است از: شخص حقیقی یا حقوقی (افراد یا سازمان‌های اداری) که نامه از طرف آنان نوشته می‌شود. عنوان فرستنده‌ی نامه با کلمه " از:” مشخص می‌شود.
مانند از: اداره کار گزینی بانک صادرات ایران
از: محمد احمدی کارمند دایره حسابداری
موضوع نامه
منظور از موضوع‌نامه عبارت یا جمله‌ای کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد. موضوع نامه با ذکر کلمه " موضوع " آورده می‌شود.
مانند: (در گزارش) موضوع: عملکرد اداره آموزش در سال1370
(در نامه عادی) موضوع: تایید پست‌های سازمانی مراکز آموزش
لازم به ذکر است که جهت انتخاب موضوع عبارت یا جمله باید کاملاً رسا باشد تا بتواند خواننده‌ی نامه را به درون متن‌نامه سوق دهد.
متن نامه
در متن‌نامه باید به شرح و بسط موضوع پرداخت و به طور کلی، هدف و انگیزه نوشتن نامه را کاملاً رسا و گویا بیان نمود. متن را می‌توان در یک سطر یا بیشتر یا چند صفحه تهیه نمود. متن نیز دارای قسمت‌ها و اجزای مختلف می‌باشد که در جای خود بیان می‌گردد.
مشخصات امضا کننده‌ی نامه
منظور از مشخصات امضاءکننده، همان نام و نام‌خانوادگی و عنوان سازمانی فرد یا مسئول سازمان است که مسئولیت نهایی ارسال نامه را دارد. در ادارات و سازمان‌های اداری، معاون یا کفیل می‌تواند از طرف مقام مسئول با ذکرعنوان " از طرف " امضا نماید.
مانند: نمونه اول: محمد حسینی
رئیس کل امور برنامه‌ریزی نیروی انسانی
امضا
اکبر حسینی
نمونه دوم : رئیس واحد ارزشیابی
از طرف محمد عزیزی
امضا
منبع: واحد آموزش پدیده تبار
