ایجاد ارتباط برای جریان کار سازمان

برای انجام کارهای اداری معمولاً ازنامه‌های اداری استفاده می‌شود و چنانچه از وسیله‌ی دیگری هم مثل تلکس، تلگراف و یا تلفنگرام استفاده شود با کمی تفکر ملاحظه می‌گردد که بنیاد و بنای هر کدام، در اصل همان نامه است. زیرا باید ابتدا آنچه قرار است مخابره شود به صورت نوشته تهیه گردد و بعد مکتوب آماده شده به مخاطب و گیرنده مخابره شود. حتی پس از مخابره تلفنگرام و در برخی از موارد تلکس و فاکس به وسیله نامه می‌باید تایید شود.

بدین ترتیب نقش مهم و موثر نامه‌های اداری در سیستم حرکتی سازمان کاملاً مشهود می‌شود، به کوتاه سخن می‌توان گفت هیچ کاری بدون نامه در سازمان نمی‌تواند به طور رسمی صورت گیرد، زیرا ارباب رجوع باید جهت انجام گرفتن کار خود تقاضای کتبی ارائه دهند.

همچنین در دو واحد سازمانی باید یک واحد، واحد دیگر را از جریان امر به وسیله نامه مطلع نماید و حتی نتیجه کار به طور کتبی به واحد درخواست کننده اعلام گردد و به همین ترتیب بین وزارتخانه‌ها و دستگاه‌های دولتی آنچه ایجاد هماهنگی می‌کند نامه یا وسیله مکتوب دیگری مانند صورت‌جلسه، آیین‌نامه، گزارش و... است.

 منبع: واحد آموزش پدیده تبار