تعاریف و اصطلاحات مربوط به نامه های اداری

کلیه مکاتباتی که در داخل یا خارج از سازمان درباره انجام یافتن کارهای اداری مبادله می گردد، نامه اداری نامیده می شود. به بیانی دیگر نامه اداری را می توان چنین تعریف کرد: " هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج وزارتخانه، سازمان، موسسه و ... مورد استفاده قرار گیرد اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود.

مشخصات نامه های اداری

نامه اداری دارای مشخصات ویژهای است که آن را از سایر نامه ها متمایز می سازد و ویژگیهایی که باعث مشخص شدن نامه های اداری می شوند عبارتند از: شماره ، تاریخ، عنوان واحدگیرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع نامه، متن نامه، عنوان امضا کننده و امضای مقام مسئول ( بالاترین مقام سازمانی ). فقدان هر یک از موارد فوق باعث می شود که نامه از جنبه اداری خارج گردد. علاوه برموارد ذکرشده باید درنظرداشت که نامه اداری باید روی کاغذنشانه دار چاپ شده از طرف اداره یا سازمان مربوطه نوشته شود .

اشاره می نماید که نامه های مرتبط با کاراداری ارباب رجوع، درابتدا وبه ظاهر مشخصات نامه اداری را ندارند اما با اندکی دقت می توان در یافت که با اضافه کردن یکی دو ویژگی اساسی بدان، کاملاً اداری شده، جنبه رسمی پیدا می کند. اینگونه نامه ها معمولاً دارای تاریخ، عناوین گیرنده و فرستنده، متن، نام و امضای فرستنده می باشد که به محض ورود به دبیرخانه با افزودن مهرورود، شماره، تاریخ وثبت در دفتر اندیکاتور، به یکی از واحدها و یا کارکنان ارجاع می گردد که در این صورت تبدیل به یک نامه کاملا اداری می شود.

یادداشت اداری

گاهی اوقات لازم است، جهت انجام سریعتر اموراداری از وسیله دیگری به جز نامه استفاده شود طوری که تشریفات اداری نامه را نداشته باشد. در این صورت از یادداشت اداری استفاده می شود به عبارتی دیگر:

" اگر نامه اداری به صورت پیام یا اطلاع باشد، یادداشت اداری نامیده می شود”.

رعایت ویژگیهای نامه اداری در یادداشت اداری لزومی ندارد، اما درج امضای مجاز و تاریخ در آن الزامی است، از یادداشت اداری معمولاً برای دستور پرداخت یا جلوگیری از انجام کاری یا توصیه در انجام کاری به صورت دستنویس استفاده می گردد.

اجزای نامه های اداری

اجزای تشکیل دهنده نامه های اداری به ترتیب عبارتند از:

- سر لوحه

- عناوین گیرنده، فرستنده وموضوع نامه

- متن نامه

- مشخصات وامضای مقام مسوول

- گیرندگان رونوشت

سرلوحه

سرلوحه عبارت است از قسمت بالای نامه به شرح زیر:

- آرم جمهوری اسلامی ( آرم رسمی کشور )

- آرم مؤسسه یا وزارتخانه

- نام مؤسسه یا وزارت خانه

- شماره تاریخ، پیوست

با توجه به استاندارد شماره 379 مؤسسه ی استاندار و تحقیقات صنعتی ایران، سر لوحه چنین تعریف شده است.

سر لوحه عبارت است از آرم جمهوری اسلامی و نوشته های زیر آن که در بالا و سمت راست کاغذ و تاریخ ، شماره وپیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد، می باشد. (چاپ نام مؤسسه الزامی است).