مهمترین اصولی که در تفویض اختیار باید رعایت شوند

با اینکه کار زیاد باعث قوی شدن مدیر می‌شود از طرف دیگر ممگن است موجب خستگی او از کار شود. به عبارتی، درگیر شدن با کارهای مختلف از یک طرف شرایطی را برای کسب تجربه برای مدیر فراهم می‌کند و از طرف دیگر خطر سردرگم شدن او را در میان کارهای مختلف بالا می‌برد. نکته‌ای که باید یاد بماند این است که بهره‌ورترین مدیران دنیا آنها نیستند که 18 ساعت در طول شبانه‌روز کار می‌کنند و حتی آخر هفته‌ها را نیز از خود و خانواده‌شان دریغ می‌کنند.

اگر می‌خواهیم به فرد بهره‌وری در زندگی و کار خود تبدیل شویم باید یک کار را خیلی خوب یاد بگیریم و آن "تفویض اختیار کردن" است. تفویض اختیار کردن به معنای شانه خالی کردن از زیر بار مسئولیت نیست بلکه به معنای به دست آوردن توانایی انتخاب کردن کارهایی است که ارزش زمان ما را دارند.

تفویض اختیار کردن طیف وسیعی از کارها را در برمی‌گیرد. از کارهای کوچکی همچون  خرید نان برای منزل که به فرزندمان می‌سپاریم تا برون‌سپاری بخشی از فعالیت‌های یک کسب‌وکار که جزو تصمیمات استراتژیک یک مدیر به حساب می‌آید، نمونه‌هایی از تفویض اختیار کردن هستند. هرچند اهمیت و حوزه‌ی این موضوعات تفاوت بسیار زیادی با هم دارد اما می‌توان به اصولی کلی و بنیادین در زمینه تفویض اختیار کردن اشاره کرد که در تمام این موارد صدق می‌کنند.

در این مطلب از پدیده تبار به سه اصل کلیدی در زمینه تفویض اختیار کردن اشاره شده است:

- ملموس کردن موضوعات

اهداف و نتایج و انتظارات خود را برای هر لحظه‌ی خود مشخص کنید. این کار تصور واضحی از چالش‌هایی که شما و تیم‌تان با آن روبه‌رو هستید، ارائه خواهد داد و در نهایت اهداف و اولویت‌های سازمان را مشخص خواهد کرد.

همانطور که مطرح شد تفویض اختیار توانمندسازی تک تک اعضای تیم برای تبدیل شدن به رهبران آینده سازمان است. بنابراین باید نگاهی بلندمدت به آن داشت و شکست‌های احتمالی را به جان خرید.

مانند مدرسه، یک کسب‌وکار نیز قوانین خود را دارد. در مدرسه موظف بودیم تکالیف مشخصی را در زمان مشخص تحویل دهیم. یک مدیر قدرتمند باید چنین ضوابطی را در کار خود اجرا کند بدون آنکه مدیری میکرو* باشد.

یک گزینه این است که جلسات هفتگی یک نفره با نیروها داشته باشیم، البته در صورتی که سازمان بزرگ است با مدیر هر واحد وارد جلسات شویم و اهداف و پیشرفت حاصل شده در مورد هر هدف را بررسی کنیم. همچنین می‌توانید دستورالعمل‌هایی را ایجاد کنید و انتظارات خود درباره هر پروژه را شفاف و ملموس بیان کنید. چارچوب کلی و مراحل مختلف را تعیین کنید اما اجازه دهید کارمندان‌تان خودشان روش درست برای تحقق اهداف را پیدا کنند.

- تفویض اختیار بدون اعتماد داشتن شبیه کوبیدن آب در هاون است

وقتی کاری را به یکی از کارمندان می‌سپاریم، باید برای به موفقیت رساندن او زمان بگذاریم. اگر به کارمندمان اعتماد کنیم و زمان کافی در اختیار افراد قرار دهیم، در اکثراً پاسخ اعتمادمان را می‌گیریم. اگر کار بزرگی در دست دارید و می‌ترسید آن را در اختیار کارمندتان قرار دهید، بهتر است آهسته و صبورانه اقدام کنید. ابتدا بخشی از را به او تفویض اختیار کنید و زمانی که توانایی‌اش به شما ثابت شد و هر دو طرف احساس بهتری پیدا کردید، بخش‌های بیشتر و مهم‌تری از کار را به او بسپارید.

برخی از مدیران عادت دارند کار را به نیروهای‌شان واگذار کنند و زمانی که نیرو کار را به آنها تمام شده باز می‌گرداند دوباره خود مدیر از ابتدا اقدام به انجام دادن آن می‌کند. این نوع تفویض اختیار کردن، تنها باعث پیچیدگی سازمان را بیشتر می‌کند و چابکی تیم را پایین می‌آورد.

- غلبه بر ترس تفویض اختیار

ترس از تفویض اختیار کردن خود را به اشکال مختلفی نشان می‌دهد. فکرهایی مانند "خودم بهتر انجام می‌دهم"، "فرصت اشتباه کردن نداریم"، "نمی‌خواهم به کسی وابسته باشم"، "نمی‌توانم به کارمندم اعتماد کنم"، توانایی شما برای تفویض اختیار کردن را تحت‌الشعاع قرار می‌دهند. خودتان را از قید و بند این افکار رها کنید و تصویر جامعی از چشم‌انداز سازمان را متصور شوید.

بهترین راه برای غلبه بر این ترس‌ها پرسیدن این سؤال است که "بازگشت سرمایه این کار چیست؟" به خاطر داشته باشید که "بهتر انجام دادن" با "متفاوت انجام دادن" فرق دارد. معمولاً تفویض اختیار کردن باعث می‌شود کار به شکل متفاوتی از آنچه شما در ذهن داشته‌اید انجام شود اما این تفاوت الزاماًً به این معنا نیست که اگر خود شما آن کار را انجام می‌دادید، بهتر می‌توانستید از پس آن برآیید.

پاورقی:

*مدیر میکرو مدیری است که بیش از حد در کار کارمندانش سرک می‌کشد

منبع: روزنوشته‌های معلم بازاریابی