راه حل بسازید، سیاستگذاری نکنید !

بروکراسی یک چیز اجتناب ناپذیر، منطقی و حتی گاهی اوقات خوب است و ربطی به این ندارد که نتیجه چه چیزی از آب در می آید، اما به شرطی که در حد اعتدالش استفاده شود . بروکراسی که از حد بگذرد تبدیل میشود به یک بیماری که میتواند توان تغییر و ترقی را از بین ببرد.

بگذارید برایتان مثالی بزنم که خودم به عینه شاهدش بودم. مدیر یکی از بخشهای بزرگ یک شرکت بین المللی، سر کار متوجه چیزی میشود که خیلی ناراحتش میکند. اون میبیند که یکی از کارمندهای خانم کفشی به پا کرده که مناسب محیط کاری نیست. کفش این خانم جلوباز بود و انگشتانش از جلوی کفش بیرون زده بود. پوشیدن چنین کفشی در محیط کاری از نظر آقای مدیر خیلی نامناسب است.

به نظر آقای مدیر این مدل کفش بیشتر شبیه دمپایی‌های لا انگشتی که مردم در تابستان پایشان میکنند. آقای مدیر چه کاری باید انجام دهد؟ بهترین عکس العمل این است که یک گفتگو‌ی مستقیم با آن کارمند داشته باشد و مسئله را مطرح کند. باید فکرتان را با نگاه مثبت مطرح کنید و بعد، از طرف مقابل انتظار همکاری داشته باشید. آنوقت است که ماجرا به راحتی به همینجا ختم میشود. اما متاسفانه، این آقای مدیر مورد بحث ما روش دیگه‌ای را انتخاب میکند. این طور که بعداً معلوم شد، آقای رئیس شخصاً چندان رابطه‌ی خوبی با خانم کارمند نداشته، در نتیجه برای اینکه مجبور نشود با این خانم روبرو شود، زنگ میزند به مدیر منابع انسانی و به آنها میگوید که یک سیاست جدید در مورد نحوه‌ی پوشیدن کفش در محل کار تهیه و تنظیم کنند.

فقط با یک تماس تلفنی از طرف یکی از مدیرها، منابع انسانی تصمیم میگیرد که چنین سیاستی را طراحی کند . هفته‌های بعد، چندین کارشناس حرفه‌ای منابع انسانی با دستمزدهای بالا، کلی وقت میگذارند و چندین جلسه برگزار میکنند و به دقت با هم بحث میکنند که کدام مدل کفشها شبیه دمپایی لا انگشتی است، کدام ها نیست! معلوم است، این یعنی یک اتلاف وقت خیلی گران قیمت. وقتی که خیلی بهتر بود صرف چیز مفیدتری برای سازمان میشد. این از آن خطرهای بروکراسی است. بگذارید برای درک بهتر آن دسته از شمایی که برایتان سئوال است تا چه حد دست و پا گیر بودن بروکراسی میتواند برای سازمانتان بد باشد، کمی کمک کنم. این دو تا مسئله را در نظر بگیرین.

اول اینکه قدرت دست کیست؟ دست ابداع کننده ها یا بروکراتها؟ سازمانهای سالم از بروکراسی برای جلوگیری از بدعت گذاری استفاده میکنند. سازمانهای متوسط به بروکراسی اجازه میدهند که جلوی بدعت گذاری را بگیرد. اگه هر از گاهی شاهد یک تصمیم مسخره بودید، خب، دیگر اتفاق افتاده است. اما اگه مدام با تصمیمهای احمقانه مواجه شدید، وقت آن است که صدایتان در بیاید. دست و پا گیر بودن بروکراسی، شرکتهای زیادی را به زیر کشیده و کیفیت کارشان را از بین برده است. مسئله دوم اینکه، آیا میتوانیند تعداد قابل توجهی جواب سیستماتیک برای مشکلات معمول در سازمان پیدا کنید؟ این نشانه‌ی این است که شما از روی یک شیب لغزنه به سمت پایین سر میخورید که نتیجه‌ اش فلج شدن است.

وقتی یک سیاست جدید را قبول میکنید، مثل سیاست دمپایی لا انگشتی در مثالی که در موردش حرف زدیم، کلی کار اضافی برای طراحی، اجرا و کنترل آن سیاست برای سازمان تراشیدید. به اینها تمام مثالهای مشابه دیگر را اضافه کنید و آنوقت است که میفهمید بروکراسی چطور میتواند به صورت تصاعدی رشد کند.

شاید وقتش شده است که سراغ سیاست کوچک سازی بروید. برای ساخت قوانین جدید، لازم است که قوانین دیگر را حذف کنید. شاید باید یک محدودیت کلی برای تعداد سیاستهای شرکتتان بگذارید. در اکثر حالتها، یک مدیر ارشد با نیت خوب، نباید احساس کند که با ریسک گریزی بروکراتها و سیاستهای بیش از اندازه محدود شده است.

باید بطور کاملا جدی مراقب بروکراسی بود، مثل تمام چیزهای مضر اما لازم دیگر، و به بروکراسی اجازه نداد که بدون اجازه رشد کنه. در آخر اینکه یادتان باشد، شما دنبال راه حل برای مشکلتان میگردید، نه یک سیاست جدید.