کسب اجازه از رییس برای دورکاری - زمان کار انعطاف پذیر -

متخصصان چه می‌گویند؟

قبل از آنکه یک برنامه زمانی انعطاف پذیر را دنبال کنید، توجه داشته باشید که احتمالا لازم است آماده یک گفت‌وگوی طولانی باشید. سوارت دی فریدمن، استاد مدیریت دانشکده وارتون و مدیر برنامه رهبری آن دانشگاه و پروژه ادغام کار و زندگی می‌گوید: «مدیران، در گذشته به دلیل عدم اعتماد‌، تمایلی به دورکاری کارمندان نداشته‌اند؛ آنها می‌پرسند: آیا واقعا کار می‌کنید یا با دوستانتان مشغول گپ زدن هستید؟ حتی روسایی که به کارمندانشان اعتماد دارند نیز نگران هستند که این کار صرفا یک لطف و پاداش برای بعضی افراد تلقی شود یا با این کار اجازه دهند بهره‌وری کاهش یابد.

با این وجود، امروزه مدیران و سازمان‌های زیادی هستند که به مزایای زمان بندی به صورت غیرسنتی توجه می‌کنند. تحقیقات لوته‌بایلین‌، استاد مدیریت دانشگاه ام‌ ای تی و یکی از نویسندگان مجموعه «فراتر از تعادل میان کار و خانواده: توسعه برابری جنسیتی و کارآیی در محیط کار» نشان داده است که وقتی به کارکنان، انعطاف‌پذیری‌ای که مورد نظر آنها است نشان داده می‌شود آنها راحت‌تر به اهداف دست می‌یابند، کمتر غایب می‌شوند و کمتر سستی پیشه می‌کنند و همچنین موازین اخلاقی آنها رشد می‌کند.

کارکنان، با تمرکز بر این موارد و چارچوب بندی صحیح، می‌توانند شانس خود را برای دریافت مجوز دورکاری افزایش دهند.

اولین قدم این است که برای خودتان مشخص کنید قصد دارید چه کاری را به انجام برسانید. آیا هدف شما‌، گذراندن زمان بیشتر با خانواده است؟ کم کردن زمانی است که در دفتر کار می‌گذرانید؟ یا قصد دارید از آنچه حواستان را پرت می‌کند دور باشید تا بتوانید بر پروژه‌های بزرگ‌تر و بلندمدت‌تر تمرکز کنید؟

وقتی هدفتان را مشخص کردید، تصمیم بگیرید که برای رسیدن به آن‌، چه اقداماتی باید صورت دهید (گزینه‌های مختلف را در نظر بگیرید مثل یک هفته کاری فشرده، به اشتراک گذاری کار، کاهش ساعات کار، کار کردن از منزل، گرفتن یک فرصت مطالعاتی یک ماهه یا حتی موضوعی به سادگی خاموش کردن تلفن همراه در ساعات شب) و بعد فکر کنید که آیا با وجود این اقدامات، هنوز می‌توانید به طور موثر به کارتان بپردازید؟

البته همه مشاغل برای داشتن انعطاف مناسب نیستند. قبل از تهیه طرح پیشنهادی، از تاثیری که طرح برنامه زمانی مورد نظرتان ممکن است بر رییس، تیم یا بهره‌وری خود شما داشته باشد، اطمینان حاصل کنید.

در قدم بعد، بررسی کنید که شرکت شما چه سیاستی دارد و آیا سابقه‌ای در داشتن انعطاف دارد؛ اگر شرکت یک سیاست رسمی ‌در قبال این موضوع ندارد، لازم است خودتان یک طرح پیشنهادی ارائه کنید.

بسیاری از مدیران در اجازه انجام این کار مردد خواهند بود، به خصوص اگر سازمان شما هیچ پروتکل مدونی در قبال این موضوع نداشته باشد. شما می‌توانید با مطرح کردن طرح پیشنهادی خود به عنوان یک دوره آزمایشی از این نگرانی بکاهید.

بایلین می‌گوید: «یک مدت زمان آزمایشی را تعیین کنید که نگرانی رییس را از گسستگی موضوعات برطرف نمایید. رییس شما باید فرصتی یابد تا روش‌های جدید کار کردن را تجربه کند و طبق تحقیقات ما، خیلی سریع ثابت می‌شود که این روش کارآمد است.»

فریدمن، در کتاب خود تحت عنوان «رهبری جامع: رهبر بهتری باشید، زندگی غنی‌تری داشته باشید» درباره نه نوع مختلف روش‌های آزمایشی صحبت می‌کند. به اعتقاد او، برای هر موضوعی از دورکاری گرفته تا تفویض، می‌توان از انعطاف‌پذیری در حیات کاری بهره برد. از همه مهم‌تر این است که راه برون رفت برای خود و رییستان داشته باشید. به او توضیح دهید که اگر این روش نتیجه بخش نبود، حتما تلاش خواهید کرد که تمهیدات متفاوتی اتخاذ نمایید یا به همان روش قبلی بازگردید.

بایلین می‌گوید: «اگر مسائل به خوبی پیش نرفت، می‌توان همیشه به همان برنامه اولیه بازگشت؛ اما این تجربیات، در اکثر موارد بسیار نتیجه بخش هستند.»

اطلاعات و حمایت تیم را طلب کنید

بایلین می‌گوید: «بسیاری از تحقیقات ما نشان داده است که انعطاف پذیری تنها زمانی موثر است که به صورت جمعی انجام شود، نه به صورت تک به تک میان کارمند و کارفرما.» به خاطرداشته باشید که تیم شما (شامل همکاران و روسا) از زمان بندی کاری شما تاثیر می‌پذیرند؛ به همین خاطر، شما به حمایت همه نیاز دارید تا شیوه جدید خود را به موفقیت برسانید.

به آنها توضیح دهید که هدف شما چیست و از آنها اطلاعات بخواهید. بایلین می‌گوید: «آنها را در فرآیند برنامه‌ریزی و طرح پیشنهادی دخالت دهید» و به رییس خود اطمینان دهید که طرح شما شامل پیشنهادهای همکاران نیز می‌شود.

دخالت دادن تیمی ‌که در آن هستید هم می‌تواند به رفع نگرانی مشترک دیگری که اغلب روسا دارند، کمک کند. برخی نگران آن هستند که اگر برای یک نفر انعطاف‌پذیری نشان دهند، راه باز می‌شود که همه کارمندان دیگر هم همین شیوه را درخواست کنند. این‌ترس‌، اغلب بی اساس است.

فریدمن اشاره می‌کند که حقوق مادی و معنوی کارکنان، متفاوت است و در واقع‌، بسیاری از افراد داشتن همان برنامه زمان‌بندی سنتی را‌ ترجیح می‌دهند. او می‌گوید: «شما به همگان همه چیز را به طور یکسان نمی‌دهید؛ چون آنها نیز همه چیز را یکسان نمی‌خواهند.»

بر منافع سازمان تاکید کنید

طرح پیشنهادی شما، باید بر منافع سازمانی بیش از منافع فردی تاکید کند. فریدمن می‌گوید: «هر تلاشی که می‌کنید باید همزمان بسیار هوشیار باشید که نظرتان فقط منافع شما و خانواده‌تان را تحت الشعاع قرار ندهد. در عوض، آنچه پیشنهاد می‌دهید باید شامل اهداف روشنی از جمله افزایش کارآیی شما در کار و موفق نمودن رییستان باشد.» نشان دهید که به نیازهای شرکت توجه دارید و طرح جدید شما نفاق افکن نیست و واقعا دارای مزایای مثبتی است، مثل ارتقای بهره‌وری و افزایش سطح دانش شما.

مسائل را مجددا ارزیابی و سپس قضاوت کنید

وقتی حدودا سه یا چهار ماه از مدت زمان تجربه شما گذشت، موفقیت آن را ارزیابی کنید. آیا به اهداف خود نزدیک شده‌اید؟ آیا این شیوه جدید زمان‌بندی در کار، برای کسی مشکلی ایجاد می‌کند؟ از آنجا که شما این رویه را به صورت آزمایشی طراحی کرده‌اید، حتما مایلید که درباره آن به رییس خود گزارش بدهید. فریدمن می‌گوید: «به منظور افزایش بهره‌وری خود، اطلاعات دریافت کنید. ثابت کنید که این روش موثر است.» و اگر موثر نیست‌، آماده باشید که آن را تعدیل نمایید.

• قبل از ارائه برنامه زمانی جایگزین، بدانید که هدف شما از طرح این پیشنهاد چیست.

• به تاثیر این روش بر رییس، تیم و بهره‌وری خودتان توجه کنید.

• ابتدا به صورت آزمایشی شروع کنید و در صورتی که نتیجه‌بخش نبود، آماده اصلاح آن باشید.

آنچه نباید انجام شود

• منحصرا به مزایای این روش برای خود و خانواده تان تمرکز نکنید.

• تصور نکنید که تیم شما نقشی نخواهند داشت. باید از آنها اطلاعات بگیرید و از پیشنهادات آنها استفاده کنید.

• هیچ موضوعی را قبل از آنکه ابتدا آن را امتحان کنید به عنوان یک راه حل دائمی‌مطرح نکنید.

درخصوص این موضوع در زیر دو مورد کاوی آورده شده است.