در گذشته، کارشناسان مدیریت زمان اینطور پیشنهاد میدادند که شما کار خود را به عمل1، عمل2، و عمل 3 تقسیم کنید. مفهوم اینطور بود که در ابتدا کار 1 را انجام دهید، سپس کار2 و بعد کار 3. اگر اولویتها تغییر کرد شما فقط ترتیب را تغییر میدهید. پس اگر شما چند قانون پایهای مدیریت زمان را دنبال کنید انجام تمام جوانب کار ممکن به نظر میرسد. این سبک تفکر در طول بحران اقتصادی 2007 تا 2009 پایان یافت. در ژانویه 2008 و فوریه 2009، 8/8 میلیون شغل از بین رفت. فارغ از نوع شغل، هر شخص به انجام تعداد کارهای زیادی خاتمه داد و همچنین از آن به بعد دستاوردهای واقعی در بهرهوری ایجاد شد، روزهای کارهای 1، 2و 3 پایان یافتند.
در حقیقت موضوعی که اهمیت دارد این است که کارها به طور حرفهای انجام
شوند و به جای انجام کارهایی که برای مشتریان یا همکاران کماهمیت یا بیاهمیت
است، یک شغل جدید انجام شدنی را برای خود طراحی کنید. یک رویکرد فعال اختیار کنید.
در اینجا زمان انجام این کار آمده است:
در اینجا چگونگی جلوگیری از کارهای زائد آمده است:
وظایف زائد را شناسایی کنید. یک کنترلر هوشمند سالها به صورت ماهانه گزارشهایی تولید میکرد که هیچ فردی آن را نمیخواند. متصدی این دستگاه گزارشی از آن ارائه کرد و تولید آنچه را که کسی نمی خواند متوقف کرد. این ایده به سادگی برای متوقف کردن چیزی که مهم نیست به کار می رود، اما اگر در ابتدا همه جوانب را بررسی کنید، بعد ها به مشکل بر نمی خورید. قوانین خود را بنویسید. کارهایی را که قرار است انجام دهید محدود کنید و سپس مطمئن شوید که دیگران قوانین شما را می شناسند. با این کار ساعت هایی از زمان خود را صرفه جویی خواهید کرد.
هر هفته، زمان مشابه ای در محل کار را برای خود حفظ کنید. برای اینکه متوجه شوید چطور از کارهای کم ارزش خود رها شوید از زمان استفاده کنید. تنها یک ساعت می تواند تفاوت ایجاد کند. زمانی را انتخاب کنید و به آن بچسبید. اگر اتاق تان در دارد آنرا ببندید و یا به یک اتاق کنفرانس بروید. برای اینکه مردم یاد بگیرند در آن زمان، وقفه ایجاد نکنند ممکن است زمان بر باشد، اما اگر مودبانه بر آن اصرار ورزید، نتیجه خواهد داد. و در آن ساعت از پاسخ دادن خودداری کنید اجازه دهید مردم بدانند چه زمانی برای هرگونه وقفه در دسترس خواهید بود و چه زمانی نخواهید بود.
شغل خود را مجددا طراحی کنید. این شغل شماست. آن را درست انجام دهید و انجام کارهای کم ارزش را متوقف کنید.