چگونه با مکالمات نامطلوب مقابله کنیم؟
تمام مکالمات ما با دیگران خوب و لذتبخش نیستند...
مکالمات ناخوشایند از مکالمات از خسته‌کننده
تا مکالماتی که به دعوا و کشمکش ختم می‌شوند را در بر می‌گیرند و جزو مکالماتی هستند
که هیچ کس دنبال برقرار کردن آنها نیست.
این مکالمات می‌توانند درون‌سازمانی نیز باشند. جلسات مرور عملکرد، بحث درباره تغییر در منابع، درخواست افزایش حقوق یا مساعده، تغییر چارت سازمانی، تعدیل نیروها و مکالمات دیگری از این دست که در یک سازمان برقرار می‌شوند، ممکن است باعث اتلاف وقت و انرژی گردند.
در این مطلب از پدیده تبار به راهکارهایی اشاره شده که بوسیله‌ی آنها بتوانیم این مکالمات ناخوشایند را بهتر مدیریت کنیم.
1- هر مکالمه‌ای که ناخوشایند است لزوماً منفی نیست.
اکثر ما فکر می‌کنیم که اگر مکالمه‌ای آنطور که انتظار داریم، شروع نشود و پیش نرود، باید آن را مکالمه‌ای منفی بنامیم، در صورتی که همیشه اینگونه نیست. حتی اگر با فردی قرار داریم که حس مثبتی نسبت به او نداریم، یا محتوای مکالمه خیلی خوشایند ما نیست، ایجاد روح همکاری و لحن خوش‌بینانه می‌تواند منفی بودن جلسه را از بین ببرد و آن را قابل تحمل و قابل مدیریت گرداند.
2- باید هرچه سریع‌تر مکالمه ناخوشایند را برقرار کنیم.
اگر محتوا و شرایط مکالمه منفی هستند و کاری هم نمی‌شود برای تغییر آنها انجام داد، آن را به تعویق نیندازید و سعی کنید هرچه سریع‌تر این کار را تمام کنیم.
یک عبارت معروف وجود دارد که می‌گوید: "با گذشت زمان، اخبار بد بهتر نمی‌شود".
پس برای موفق شدن در بهتر انجام دادن سایر کارهایمان، بهتر است مکالمه ناخوشایند را هرچه سریع‌تر برگزار کنیم. برای مثال اگر قرار است با سه مشتری در یک روز جلسه داشته باشیم، بهتر است مکالمه ناخوشایند را به آخر موکول نکنیم زیرا در طول روز استرس آن به همراه ما خواهد بود و روی عملکردمان در سایر وظایفی که به عهده داریم، تأثیر خواهد گذاشت.
3- انتظارات را شفاف بیان و قدم‌های بعدی را تعیین کنیم.
زمانی که مکالمه‌ای صورت گرفت، شرکت‌کنندگان باید انتظارات روشن و واضحی از یکدیگر داشته باشند و بدانند که گام‌های بعدی چه مواردی هستند.
برای مثال در شرکت‌هایی که از من خواسته می‌شود به عنوان مشاور افتخار همکاری داشته باشم، از همان ابتدا انتظارات خود را از مدیران بخش‌های مختلف به روشنی بیان می‌کنم و با ذکر تاریخ مشخص، تعیین می‌کنم که در کدام تاریخ چه کارهایی باید انجام شده باشد.
بیان دقیق این انتظارات و مراحل بعدی تقریباً در تمام موارد به من و سازمان کمک کرده که خیلی زودتر از آنچه تعیین شده به اهداف تعیین‌شده برسیم.
4- به اصلاحات آینده امیدوار باشیم.
گاهی اوقات یکی از دلایلی که باعث می‌شود یک مکالمه برای‌مان ناخوشایند باشد، این است که فقط زمان حال را می‌بینیم و به اصلاحاتی که در مسیر می‌توان انجام داد، توجه نمی‌کنیم. این اصلاحات نه فقط در برنامه‌ها و هدف‌ها و قرارداد، بلکه در نگرش، رفتار و ذهنیت افراد درگیر در مکالمه نیز ممکن است ایجاد شود. به عبارت دیگر، بهتر است هر مکالمه را فرصتی برای بحث درباره اصلاحات و تغییرات موردنظر بدانیم و نه محلی که هرکس با تصمیماتی از پیش‌گرفته شده به آن وارد می‌شود.
این مکالمات می‌توانند درون‌سازمانی نیز باشند. جلسات مرور عملکرد، بحث درباره تغییر در منابع، درخواست افزایش حقوق یا مساعده، تغییر چارت سازمانی، تعدیل نیروها و مکالمات دیگری از این دست که در یک سازمان برقرار می‌شوند، ممکن است باعث اتلاف وقت و انرژی گردند.
در این مطلب از پدیده تبار به راهکارهایی اشاره شده که بوسیله‌ی آنها بتوانیم این مکالمات ناخوشایند را بهتر مدیریت کنیم.
1- هر مکالمه‌ای که ناخوشایند است لزوماً منفی نیست.
اکثر ما فکر می‌کنیم که اگر مکالمه‌ای آنطور که انتظار داریم، شروع نشود و پیش نرود، باید آن را مکالمه‌ای منفی بنامیم، در صورتی که همیشه اینگونه نیست. حتی اگر با فردی قرار داریم که حس مثبتی نسبت به او نداریم، یا محتوای مکالمه خیلی خوشایند ما نیست، ایجاد روح همکاری و لحن خوش‌بینانه می‌تواند منفی بودن جلسه را از بین ببرد و آن را قابل تحمل و قابل مدیریت گرداند.
2- باید هرچه سریع‌تر مکالمه ناخوشایند را برقرار کنیم.
اگر محتوا و شرایط مکالمه منفی هستند و کاری هم نمی‌شود برای تغییر آنها انجام داد، آن را به تعویق نیندازید و سعی کنید هرچه سریع‌تر این کار را تمام کنیم.
یک عبارت معروف وجود دارد که می‌گوید: "با گذشت زمان، اخبار بد بهتر نمی‌شود".
پس برای موفق شدن در بهتر انجام دادن سایر کارهایمان، بهتر است مکالمه ناخوشایند را هرچه سریع‌تر برگزار کنیم. برای مثال اگر قرار است با سه مشتری در یک روز جلسه داشته باشیم، بهتر است مکالمه ناخوشایند را به آخر موکول نکنیم زیرا در طول روز استرس آن به همراه ما خواهد بود و روی عملکردمان در سایر وظایفی که به عهده داریم، تأثیر خواهد گذاشت.
3- انتظارات را شفاف بیان و قدم‌های بعدی را تعیین کنیم.
زمانی که مکالمه‌ای صورت گرفت، شرکت‌کنندگان باید انتظارات روشن و واضحی از یکدیگر داشته باشند و بدانند که گام‌های بعدی چه مواردی هستند.
برای مثال در شرکت‌هایی که از من خواسته می‌شود به عنوان مشاور افتخار همکاری داشته باشم، از همان ابتدا انتظارات خود را از مدیران بخش‌های مختلف به روشنی بیان می‌کنم و با ذکر تاریخ مشخص، تعیین می‌کنم که در کدام تاریخ چه کارهایی باید انجام شده باشد.
بیان دقیق این انتظارات و مراحل بعدی تقریباً در تمام موارد به من و سازمان کمک کرده که خیلی زودتر از آنچه تعیین شده به اهداف تعیین‌شده برسیم.
4- به اصلاحات آینده امیدوار باشیم.
گاهی اوقات یکی از دلایلی که باعث می‌شود یک مکالمه برای‌مان ناخوشایند باشد، این است که فقط زمان حال را می‌بینیم و به اصلاحاتی که در مسیر می‌توان انجام داد، توجه نمی‌کنیم. این اصلاحات نه فقط در برنامه‌ها و هدف‌ها و قرارداد، بلکه در نگرش، رفتار و ذهنیت افراد درگیر در مکالمه نیز ممکن است ایجاد شود. به عبارت دیگر، بهتر است هر مکالمه را فرصتی برای بحث درباره اصلاحات و تغییرات موردنظر بدانیم و نه محلی که هرکس با تصمیماتی از پیش‌گرفته شده به آن وارد می‌شود.
مطالب مرتبط
