چگونه جلسات کاری را از رخوت درآوریم؟
نکاتی مهم برای مدیریت بهتر و پویاتر جلسات اداری
شما هم به احتمال زیاد از جلسات کاری متنفرید؛ همکارانتان هم قطعا مثل شما از اینگونه جلسات بیزارند. اما هرچقدر هم درباره این جلسات کاری غرولند کنید، این جلسات رسمی و تشریفاتی جزء لاینفک زندگی شغلی در بسیاری از ادارات و شرکت هاست حتی اگر طبق نظرسنجی انجام گرفته توسط مایکروسافت 71 درصد از آمریکایی‌ها هم اذعان کنند که بسیاری از جلسات کاری بی‌حاصل هستند، بازهم شاهد برگزاری اینگونه جلسات در ادارات هستیم.
اگر شما جزو افراد تازه‌کار هستید، تنها تجربه شما از اینگونه جلسات ممکن است به دیدن چهره حاضران ناراضی و غرغرو در جلسه منتهی شود. اما بالاخره روزی فرامی‌رسد که نوبت شما می‌شود تا سکان یک جلسه را در دست بگیرید، بنابراین برای اجرای هرچه بهتر نقش خود، به یک طرح نیاز دارید. در این گزارش به نقل از پایگاه اینترنتی چیت‌شیت، به نکاتی اشاره می‌کنیم که کمک می‌کنند تا یک جلسه کاری را بدون اینکه همکارانتان را اذیت کنید، بچرخانید.
آمادگی قبلی
هرگز بدون آمادگی قبلی به جلسه‌ای وارد نشوید و رهبری جلسه را برعهده نگیرید. بدتر از همه این است که تازه دیر برسید، بدون اینکه برنامه خاصی برای شروع جلسه داشته باشید. در بهترین حالت ممکن، همکارانتان از دست شما خسته می‌شوند و در بدترین حالت ممکن احترام آنها را از دست داده و در چشم آنها شخصی غیر حرفهای و نامنظم به‌نظر می‌رسید.
اما با داشتن تعداد زیادی طرح و برنامه می‌توان تاخیر در شروع جلسه را توجیه کرد. اما از آنجا که زمان خیلی با ارزش است، بسیار مهم است که با آمادگی کامل و به‌موقع در جلسه حاضر شوید چراکه زمانی را که صرف می‌کنید بسیار بارزش است.
داشتن برنامه مشخص
جلسه شما باید یک هدف کاملا مشخص و شفاف داشته و روی یک زمان‌بندی درست متمرکز شده باشد. نتایج یک مطالعه نشان می‌دهد افراد اغلب برای شرکت در جلساتی که اهداف و برنامه‌های آن به خوبی و روشنی بیان شده، رغبت بیشتری از خود نشان می‌دهند. احتمال شکست جلساتی که «باری به‌هر جهت» برگزار می شوند بسیار زیاد است.
برای همین سعی کنید تا یک فهرست مشخص از موضوع مباحث و طرح‌های جلسه تهیه کنید تا بتوانید مسیر جلسه را حفظ کنید. مدیریت یک جلسه درصورتیکه ندانید دنبال چه چیزی هستید و چگونه آنرا برنامه‌ریزی کنید، مانند انداختن تیری در تاریکی است که از آن با عنوان یکی از اشتباهات شغلی یاد می‌شود. بدون داشتن یک طرح مشخص، ممکن است فردی دیگر در طول جلسه طرحی را مطرح کند که در آن صورت شما مدیری ضعیف و ناکارآمد به‌نظر خواهید رسید.
در دست گرفتن بحث‌ها
حفظ هرکسی بر سر وظایف خود، یکی از سخت‌ترین بخش‌های مدیریت یک جلسه است به‌خصوص اگر تجربه زیادی در این کار نداشته باشید. اگر افراد حاضر در جلسه سخنان شما را قطع کنند یا موضوعاتی را مطرح کنند که نیاز به تخصص بالایی دارد، سختی این کار دوچندان می‌شود. نکته کلیدی این است که قبل از جلسه مشخص کنید کدام بحث‌های حاشیه‌ای برای این جلسه مفید و کدام‌یک غیرضروری هستند.
بدین‌ترتیب می‌دانید که چطور به‌طور مستمر و با حفظ ادب بحث‌های حاشیه‌ای را در نطفه خفه کنید. البته به‌خاطر داشته باشید که اگر در این بحث‌ها ایده، راه‌حل یا پیشنهادی بود، اجازه دهید ادامه یابد اما اگر مسیر بحث داشت به سمت شکایت یا حرفهای بی‌فایده پیش می‌رفت، بحث را قطع کنید.
کوتاه کردن زمان جلسات
وقتی که در یک مطالعه از 1600 نفر از شرکت‌کنندگان پرسیده شد چه چیزی در یک جلسه بیش از هرچیزی آزاردهنده است، بسیاری از آنها به نحوی از زمان طولانی جلسات شکایت داشتند. یکی دیگر از مواردی که بیش از مسایل دیگر جلسات کاری را خسته‌کننده و آزاردهنده می‌کند، اجازه دادن به افراد برای اتلاف وقت جلسه یا تکرار نظرات یکدیگر و همین‌طور جلساتی است که در موعد مقرر خود پایان نمی‌یابند.
وقت معمول و ایده‌آل یک جلسه کاری معمولا 15 دقیقه است. برای اینکه از طولانی شدن بیش‌ازحد جلسات خود جلوگیری کنید، تنها از افراد مهم و ضروری دعوت به‌عمل آورید و برنامه زمان بندی مشخص و شفافی داشته باشید. همچنین از قطع سخنان افرادی که دوست دارند متکلم وحده باشند یا به جاده خاکی بزنند، ترس و واهمه‌ای نداشته باشید.
به تعویق انداختن
بدنیست گاهی اوقات از خودتان بپرسید که ایا برگزاری این جلسه ضرورتی دارد؟ نتایج یک مطالعه که ازسوی کمپانی آفیس‌تیم انجام شده نشان می‌دهد که بیش از 28 درصد جلسات تنها اتلاف وقت است. پس هر زمان احساس کردید برگزاری جلسه حاوی اطلاعات مفید و ضروری نیست، آن را به تعویق بیندازید چراکه قطعا همکارانتان نیز شما را دعا می‌کنند.
منبع: http://www.eghtesadnews.com
