مهمترین موارد در افزایش بهره‌وری تیمی
متخصصان در رابطه با بهره‌وری تیمی چه عقیده ای دارند؟
«در محیط‌های کاری پیچیده و تعاملی امروز، چالش واقعی مدیریت کردن حجم کاری شخصی خودمان نیست بلکه باید "حجم کاری جمعی" را مدیریت کنیم.»
این جمله‌ای از کارشناس بهره‌وری (جردن کوهن) است. درباره این مسئله؛ الیزابت گریس ساندرز، نویسنده کتاب «چگونه زمان خود را مانند پول سرمایه‌گذاری کنیم» می‌گوید: «نقش یک مدیر در سازمان‌های امروزی این است که هم چشم‌انداز استراتژیک را تنظیم کند و هم برای انتظارات غیرواقعی افزایش نقش کاتالیزور را ایفا کند.»
باید در سازمان، الگو باشیم
خانم ساندرز معتقد است؛ در مدیریت بهره‌وری تیمی، اولین گام این الگو بودن یک مدیر برای کارمندانش است. به‌عنوان مثال باید در اجرای فعالیت‌هایی که در طول روز برای‌شان وقت صرف می‌کند (شرکت در جلسات، پاسخ دادن به ایمیل‌ها، رسیدگی به پروژه‌ها و....) هوشمندانه عمل کند.
اگر مدیری قادر نباشد مدیریت حجم کاری خودش را به درستی کنترل کند، حتی نمی‌تواند درباره‌ی بهره‌وری خودش تفکر استراتژیک داشته باشد چه برسد به بهره‌وری اعضای تیمش. مدیر باید برای نیروهایش مدل‌سازی کند و به آنها نشان دهد که فقط برای کارهایی که ارزشش را دارد، وقت صرف می‌کند.
هدف‌گذاری کنیم
مدیران غالباً این مسئله ساده را فراموش می‌کنند که لازم است هدف‌هایی که برای نیروهای خود تعیین کرده‌اند در بازه‌های مشخص زمانی بازنگری کنند و متناسب با شرایط جدید برای نیروهای‌شان هدف‌گذاری کنند. بسیار اتفاق می‌افتد که تغییرات بازار، باعث می‌شود وظایف فعلی یک کارمند برایش بسیار سنگین یا برعکس سبک و راحت شوند. در هر دوی این شرایط مدیر باید مراقب باشد که هدف‌گذاری‌هایی که برای نیرویش انجام می‌دهد متناسب با رشد حرفه‌ای او و همچنین شرایط و نوسانات بازار باشد.
نکته مهم دیگری که در مبحث هدف‌گذاری برای نیروها باید مورد توجه قرار گیرد، بیان روشن و صریح انتظارات مدیر از نیروهایش است. مدیر باید به طور مشخص و موردی به هریک از کارمندانش بگوید که اولویت‌های کاری اصلی ولی در حال حاضر چه مواردی هستند و او باید روی چه مسائلی تمرکز کند و اینکه انتظارات مدیر از وی چیست.
متخصصان بهره‌وری بر این عقیده هستند که یکی از خطرناک‌ترین نشانه‌های عدم بهره‌وری در یک تیم کاری این است که کارمند صبح که می‌خواهد کارش را شروع کند با خودش بگوید: «هفت پروژه دارم که باید روی آنها کار کنم. خب حالا از کجا شروع کنم؟» گفتن این جمله یعنی اینکه مدیر نتوانسته اولویت‌های کاری کارمندش را برای وی مشخص کند و همین امر باعث می‌شود بهره‌وری شخصی آن فرد و در نتیجه بهره‌وری کل تیم پایین بیاید.
بازنگری کردن در جلسات کاری
یکی از معضلات جدی سازمان‌ها جلسات هستند. از یک طرف، برگزاری جلسات برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات، بیان ایده‌ها و تصمیم گرفتن لازم است و از طرف دیگر یکی از مهمترین دلایل اتلاف وقت و پایین آمدن راندمان کاری تیم، جلسات طولانی و بعضاً بی‌فایده هستند.
در برگزاری یک جلسه، قانونی طلایی وجود دارد که باید مطمئن شویم هدفی مشخص و تعریف‌شده برای هر جلسه‌ای که در سازمان تشکیل می‌دهیم، وجود دارد. همچنین بهتر است دستور جلسه و موارد مرتبط با جلسه (جزوه، کتاب، پروپزال و ...) قبل از شروع در اختیار حاضرین قرار گیرد تا آماده‌سازی‌های لازم به وسیله آنها صورت گیرد و وقت جلسه صرف این کار نشود. نکته دیگر اینکه بهتر است جلسات تیم کاری خود را در بعدازظهرها که همه انرژی کمتری دارند برگزار کنیم تا نیروهای‌مان بتوانند ساعات‌های پرانرژی صبح را به انجام فعالیت‌های محوله بگذرانند.
منبع: روزنوشته‌های پرویز درگی
