کاهش هزینه ها را با مدیریت هزینه ها به سرانجام رسانیم

در هر سازمانی تصمیمات مربوط به کاهش هزینه ها باید بر اساس شناخت و درک عمیق از تمام مراحل تولید محصول از طراحی تا فروش (ارایه خدمات) و خدمات پس از فروش باشد . 

مدیران باید هزینه هایی که خلق ارزش می کنند و همچنین هزینه هایی که هیچ ارزشی نمی آفرینند را شناسایی کنند.

از جمله مهمترین حوزه های شناخت هزینه ها  که نیاز به مدیریت مصرف دارد عبارتند از :

1-  فن آوری :

یکی از ابزارهای کارآمد در کاهش هزینه ها و افزایش کیفیت محصولات و برقراری ارتباط در سطح گسترده، حتی بصورت فردی با هر یک از تامین کنندگان و مشتریان، استفاده از فناوری های نوین، توسعه شبکه های الکترونیکی بمنظور انجام فعالیتهای تجاری، ارایه خدمات اداری به کارکنان و  اربابان رجوع  و وجود زیر ساختهای ارتباطی به منظور یکپارچگی در سیستمهای اداری – مالی و فنی  می باشد. 

2-  نیروی انسانی :

جبران خدمات نیروی انسانی بخشی از هزینه های متغیر بسیاری از سازمانها را به خود اختصاص می دهد . در این زمینه نکته بسیار مهم این است که بعد از هر بحران مالی نباید بدون بررسی دقیق  اقدام به تعدیل نیرو نمود.  

3- تامین کنندگان :

 شاید 40 تا70 درصد از هزینه های شرکتهای تولیدی مربوط به هزینه تهیه و تدارک مواد اولیه و منابع تولیدی هزینه های ناشی از فروش باشد . سازمانها باید روشهای مناسب و متناسب با محیط کاری خود را که موجب کاهش هزینه وسودآوری میشود را انتخاب کنند .

4- راهبردها :

 باید روشها و راهکارهایی که باعث منافع بلند مدت سازمان میشد اتخاذ نمایند .

5- حوزه مشتریان:

 مشتریان همیشه دنبال کسب منفعت هستند روابط با مشتریان باید تقویت شده و سعی شود تا آنها را به بهترین روش به خرید محصولا ت وخدمات خود متقاعد و وفادار نمود .   

6- حوزه دارایی ها :

دارایی های شرکت اعم از دارایی های معنوی ، فیزیکی و مالی باید بطور بهینه بهره برداری شود . شرکتها و سازمانها فرآیندهایی را برای مدیریت هزینه طراحی می کنند . در ابتدای هر فرآیندی باید در مورد اینکه چه هزینه هایی وچقدر باید کاهش یابند ، از کجا باید شروع نمود وکجا بیشترین توان را برای کاهش هزینه دارد، تصمیم گیری نمود .

پس ازاینکه مشخص شد چه هزینه هایی را باید کاهش داد و هدف مورد نظر تعیین شد ، نوبت به ابزارهایی که به این امر کمک می کنند می رسد که میتواند شامل تجزیه وتحلیل ارزش سربار، مهندسی مجدد، الگوبرداری، مدیریت زنجیره تامین ، واگذاری امور به پیمانکاران و غیره باشد . بعد از اجرای این روشها باید نتایج بدست آمده را با استفاده از معیارهای تعیین شده ارزیابی وآنرا با هدف مورد نظر تطبیق نمود .

در واقع کلیه این اقدامات باید در برنامه ریزی استراتژیک شرکتها تدوین شده باشند . نه اینکه اقدامات پس از وقوع  اتفاقات بحرانی وحساس بصورت دستپاچه اقدام به این روشها کرد که قاعدتا" جواب و نتیجه مناسبی حاصل نخواهد شد.

حال روشهایی بعنوان نمونه جهت کاهش هزینه در ذیل ارائه می شود :

1- حقوق کارکنان و مدیران را بر اساس عملکرد آنها پرداخت کنید .

2- کاهش یا افزایش نیرو را بصورت استراتژیک انجام دهید .

3- شناسایی نیازهای مشتریان را در اولویت کاری خویش قراردهید .

4- کیفیت را افزایش و هزینه های انبارداری وخدماتی را تا حد ممکن کاهش دهید .

5- خریدهای سازمان را براساس ارزش افزوده انجام دهید نه براساس هزینه .

6- مدیریت مصرف انرژی .

7- از مزایای جانبی مشاغل به نحو بهتری استفاده کنید .

8- از مواد جایگزین ارزان استفاده کنید ولی از کیفیت محصول یا خدمات نکاهید .

9- منابع راکد را کاهش دهید(مدیریت انبار و جمع آوری انبارهای فرسوده و بلامصرف) .

10- از ظرفیتهای نیروی انسانی و تجهیزات و سرمایه مالی(بهره وری دارایی) به نحو احسن و بطور کامل استفاده نمایید .

11-  مدیریت بر مواد و وسایل وضایعات وانجام و فروش لوازم غیر ضروری شرکت جهت افزایش سرمایه.

12- از جلسات غیر ضروری اجتناب کنید .

13- از حجم گزارشات و مصرف بی رویه کاغذ و ملزومات اداری بکاهید(اجرای اتو ماسیون در سطح مدیران به بالا) .

14- آموزش را مدیریت و تقویت نمایید.

15- یک بخش یا واحد را در صورت نیاز تعطیل نمایید .

16-  بیش از مصرف و نیاز خرید نکنید .

17- از فن آوری  جهت کاهش زمان  بهره مند شوید.

18-  بازار خود  را بطور خلاقانه تقسیم نمایید . 

19-  از هزینه یابی براساس فعالیت استفاده کنید تا از تغییر هزینه ها آگاه شوید .

20-  تیم work  ایجاد کنید .

21- بین پاداش وعملکرد مالی وغیر مالی ارتباط ایجاد کنید .

22-  در بستن قرارداد با پیمانکاران  مواظب هزینه نیروی انسانی وحجم کار وقیمت قرارداد باشید .