نقش فناوری اطلاعات در برنامه‌ریزی منابع سازمان-بخش اول
هدف اصلی در این فناوری، نفوذ فناوری اطلاعات در تمامی مراحل فعالیتهای یک سازمان یا بنگاه اقتصادی است تا منابع مختلف بتوانند با یکدیگر و رعایت تبادلات منطقی بین هم، خروجی یکپارچه ای را ارائه کنند.
در بخش اول این مقاله به بررسی سیستم نقش فناوری اطلاعات در برنامه ریزی منابع سازمان می پردازیم. در مورد سیر تکاملی ERP توضیح مختصری می دهیم، در ادامه کارکردها و روشهای اجرا، مزایای پیاده سازی ، تعامل و سازگاری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با تجارت الکترونیک و جایگاه آن در لایه های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی مطالبی ذکر می‌شود و سپس به بررسی توسعه برنامه ریزی منابع سازمان و نقش IT در توسعه ERP و شکل گیری ERP توسعه یافته (ERPII) می پردازیم. در خاتمه نیز به دلایل شکست پروژه های برنامه ریزی منابع سازمان و موانع اصلی موجود درپیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان اشاره می شود.
● مقدمه
سیستم های اطلاعاتی کارا و یکپارچه که
بتوانند همه فعالیتها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات
لازم و ضروری را بموقع در اختیار استفاده کنندگان آن قرار دهند، از ابزار های
مفیدی هستند که سازمانها برای افزایش قابلیتهای خود، بهبود عملکرد، تصمیم گیری
بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی از آن استفاده می کنند. در
این میان سیستم‌های ERP از
آخرین ابزارهای مدیریتی است که قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از IT
در تمام حوزه های فعالیت سازمان به طور
یکپارچه و منسجم جمع آوری کند و این اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار
استفاده کنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. این سیستم ها را می‌توان جزء
ثمره های جدید در زمینه IT در
یک دهه گذشته دانست که با پیشرفت مداوم در این زمینه بسرعت در حال دگرگونی و تکامل
است.
● تعریف سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان
برای ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همه یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می شود:
سیستم های ERP در واقع نرم‌افزار‌هایی هستند که داده های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه می‌سازند و در زمان مناسب در اختیار کاربرانی قرار می دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می دهد تا با هماهنگی با هم کار کنند، حتی اگر میان آنها مرز های جغرافیایی وجود داشته باشد. به این ترتیب، ERP محیطی برای بهبود عملکرد تجاری و کسب مزیت رقابتی فراهم می کند.
ظهور ERP را باید دهه ۱۹۶۰ میلادی دانست که عمده تاکید آن در این دوران افزایش درآمد و تقویت کسب و کار از طریق یکپارچه سازی فرایند ها و عملکرد ها بود، ولی در سال ۱۹۷۲ پنج تن از مدیران IBM جهت تکامل و پیاده سازی مفاهیم ERP از سمت خود استعفا دادند و شرکتی با عنوان SAP را که به عنوان نخستین شرکت توسعه و اجرای نرم افزارهای خاص ERP بود، تاسیس کردند و هم اکنون نیز در این زمینه فعالیت دارند.
با ظهور برنامه ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستم های تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخشها، فرایندها و وظایف مختلفی از جمله کنترل کیفیت، نگهداری و تعمیرات، حسابداری و مالی و ... به سیستم های تولیدی متصل شدند و برنامه ریزی منابع سازمان به عنوان حد فاصل سیستم های مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد. این سیستم بیش از آنکه عنوان جدیدی برای MRPII باشد، به عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستم های کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است.
● تاریخچه برنامه ریزی منابع سازمان
این سیستم‌ها، علاوه بر ویژگیهای اضافی، یکپارچه‌سازی بهتری از بخشهای MRPII دارند. ویژگیهای اضافه شده به برنامه ریزی منابع سازمان، معمولا شامل مدیریت منابع انسانی، سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد، کنترل اسناد و مدارک، کنترل کیفیت و گاهی نگهداری و تعمیرات می‌شود.
در سال ۱۹۹۵، مقوله اینترنت وارد ERP شد و در سالهای ۱۹۹۸ تا ۲۰۰۰، تبادل الکترونیک اطلاعات و ERP با یکدیگر پیوند خوردند. در سال ۲۰۰۰ سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه ای در معماری سیستم اطلاعاتی پشتیبانی می کردند .
امروزه هم سیستم های جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب است و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیر تامین دارند و عملا در تعریف امروز ERP آن را کاملا مرتبط و جدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تامین تعریف می کنند.
● کارکردهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
به‌طور
کلی نمی‌توان استاندارد ویژه‌ای برای کارکردهای یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی
منابع سازمان ارائه داد؛ چرا که اغلب به‌طور خاص برای هر سازمان تهیه می‌شوند
و حتی در صورتی که به‌فروش برسند، نیاز به تغییر و هماهنگ‌سازی با موسسه و
کسب و کار ویژه آن دارند. از این رو، ممکن است بعضی از نرم‌افزارها که به‌عنوان
بهترین گزینه برای برخی موسسه‌ها استفاده می‌شوند، تنها بعضی از کارکردهای
مطرح شده را در برداشته باشند و یا اینکه برخی با داشتن تمامی کارکردهای
مطرح، باز هم در پاسخگویی و برآورده ساختن نیازهای یک موسسه ناتوان باشند. با این حال، عمده کارکردهای برنامه ریزی منابع
سازمان را می‌توان به شرح زیر دسته‌‌بندی کرد:
۱. توزیع
و فروش: کارکردهای توزیع و فروش به دو گروه کلی زیر تقسیم می‌شوند:
الف) اتوماسیون نیروی
فروش: کارکردهایی را برای انجام فرایندهای فروش - مانند مدیریت قرارداد، پیش‌بینی فروش و مدیریت
سفارش- در اختیار سازمان قرار می‌دهد تا با ارائه دسترسی بی‌درنگ به اطلاعات
فروش، وظایفی چون ورود سفارش، تحویل و صدور صورتحساب و...، همگی بهبود یابند.
ب) مدیریت ارتباط با
مشتری: ارتباطات میان مشتری و شرکت را، شامل انتخاب محصول، خرید، دریافت
شکایات، خدمات پس از فروش و بازاریابی، به‌سوی یک سیستم تحت مدیریت سوق می
دهد.
۲. برنامه‌ریزی
تولید: این بخش از نرم‌افزار با کاهش دوره‌های برنامه‌ریزی، ارائه اطلاعات به‌روز
و افزایش بهره‌وری فرایندهای کاری، قابلیت تحویل سریع را برای موسسه فراهم
می‌کند. چنین شیوه‌ای قابلیت به‌کارگیری در صنایع مختلف را داراست. یکپارچه‌سازی
بخش پشتیبانی فروش با سایر بخشهای زنجیره تامین، این اطمینان را ایجاد می‌کند
که کلیه تبادلات مربوط به فرایند پشتیبانی - از تدارک مواد و انبارداری تا
فروش و توزیع - به‌شکلی بهینه تنظیم شوند.
۳. تهیه
و تدارک مواد: بخش پشتیبانی تدارک که بعضاً با عناوین مدیریت مواد یا
مدیریت انبار یا حتی مدیریت زنجیره تامین نیز شناخته می‌شود، دامنه‌ای وسیع
از توابع یکپارچه را در اختیار دارد که سبب بهینه‌سازی خرید، مدیریت موجودی
و عملیات انبار می‌شوند. سطح بالای اتوماسیون در این بخش، انجام فعالیتهای
زمانبری همچون تعیین منبع بهینه تامین، تحلیل و محاسبه قیمت خرده‌فروشها،
صدور سفارشهای خرید، مدیریت فرایند واگذاری اختیار برای تقاضاهای خرید و
پردازش صورتحساب پرداخت را بسیار ساده‌تر می‌کند.
۴. مدیریت
سازمان و منابع انسانی: این نوع کارکرد در برگیرنده توابعی نظیر مدیریت
کارکنان، پردازش وقایع تجاری، پردازش مدیریت سازمان، پردازش پرداخت و مدیریت
حقوق و دستمزد است. برنامه‌های کاربردی گوناگونی در این بخش، برای تسهیل
وظایفی چون استخدام، برنامه‌ریزی توسعه کارکنان و ایجاد مشخصه‌های شغل و
سیاهه‌های تایید صلاحیت، طراحی می‌شوند.
۵. برنامه‌ریزی
و کنترل تجاری: این بخش در برگیرنده کارکردهای کنترل هزینه، تحلیل
سودآوری، حسابداری مرکز سود و مدیریت هزینه است. بسته به نوع موسسه، کنترل هزینه محصول شامل دو فرایند
هزینه‌یابی سفارش محصول و کنترل موجودی هزینه است. هزینه‌یابی محصول،
دربردارنده تخمین هزینه‌های مواد یا هزینه‌های موجودی، پیش از به‌جریان
افتادن یک سفارش ساخت است. این بخش کاربردی، ابزاری برای برنامه‌ریزی
هزینه‌ها و تعیین قیمتهاست که هزینه کالاهای تولیدی و نیز کالاهای فروخته
شده را برای هر محصول محاسبه می‌کند.
موارد فوق، کارکردهای
یک نرم‌افزار نمونه برنامه ریزی منابع سازمان بودند که به‌صورت خلاصه شرح
داده شدند...
