مراحل تهیه نامه‌های اداری
1- بررسی قبل از نگارش
2- تهیه پیش نویس (نگارش مقدماتی)
3- بررسی و بازبینی پیش نویس
4- سایر اقدام
مرحله اول: بررسی قبل از نگارش
باید توجه داشت معمولاً زمانی که انجام کاری اداری به واحدی محول می‌گردد، پس از تعیین مسئول انجام آن، بایستی مشخص شود که روند کار و نتیجه آن با کدام وسیله ارتباطی منعکس گردد. اگر نتیجه کار را بتوان به وسیله تلفن یا وسیله ار تباطی دیگری انعکاس داد، نباید به نوشتن نامه پرداخت، چرا که هم در هزینه‌های جاری و هم در وقت صرفه‌جویی می‌شود. اما اگر ضرورت نوشتن نامه مسجل شد، باید نوع آن نیز از قبیل: نامه عادی، بخش‌نامه، گزارش و یا... تعیین گردد. پس از آن وارد مراحل عملی تهیه نامه (تهیه پیش نویس) می‌شویم.
مرحله دوم: تهیه و تدوین پیش‌نویس نامه
آماده نمودن پیش‌نویس نیاز به فراهم نمودن مقدماتی دارد که به شرح ذیل بیان می‌گردد:
تعیین منابع مآخذ و فراهم آوردن آن‌ها
جهت تهیه نمودن یک نامه اداری باید در نظر داشت که مطالب و محتوای آن مستند و مستدل باشد. نویسنده نامه نباید تنها به حافظه خود رجوع نموده و با اطمینان بدان، متن نامه را تهیه نماید، بلکه بایستی با توجه به منابعی که در سازمان یا خارج از آن می‌تواند قابل دسترسی باشد مبادرت به نوشتن نماید.
منابعی که می‌توانند نویسنده را یاری نمایند عبارتند از:
1- قوانین و آیین نامه، دستور العمل‌ها، بخشنامه‌ها، نشریات و کتب دیگر و وسایلی از این گونه.
2- پرونده‌ها و سوابق و مکاتبات قبلی.
3- مصاحبه و مشاوره با افراد آگاه و احیاناً مقامات بالا و بدست آوردن خط مشی صحیح و مستدل
بنابراین پس از تحصیل منابع فوق، نویسنده نامه می‌تواند با اطمینان به تهیه نامه پرداخته و با توجه به چار چوب مناسب تنظیم نامه را آغاز نماید.
تعیین چارچوب کار و تهیه فهرست مطالب
جهت بدست آوردن چارچوب مناسب، ذهن نگارنده‌نامه، نقش اصلی را ایفا می‌کند. بدین ترتیب که در ارتباط با موضوع ممکن است در ذهن نویسنده، افکار پراکنده‌ای موجود باشد. که اغلب مفید و کار ساز نیز باشند اما در اثر بی‌دقتی و شتاب نتواند آن‌ها را نگه داشته و پرورش دهد. پس پیشنهاد می‌گردد. جهت ثبت افکارسرگردان و گذرا در حیطه موضوع‌نامه، حتی الامکان پس از تمرکز کافی سعی نموده آن‌ها را روی کاغذ یادداشت نماید. البته ممکن است بعضی از مطالب یادداشت شده، بی‌اهمیت جلوه کند. اما پس از تجزیه و تحلیل و تنظیم آن‌ها بر اساس اهمیت، هر یک می‌تواند موثر و بسیار کارساز باشد.
در پایان، فهرستی
که بدست می‌آید می‌تواند چارچوب اصلی ساختمان نامه در دست تهیه قرار گیرد.
تهیه این فهرست منافعی در برخواهد داشت که عبارتند از:
- جلوگیری از فرار اندیشه‌های گریزان و سرگردان
- مرور و مرتب نمودن آن‌ها به ترتیب اهمیت و اولویت
لازم به ذکراست اگر بنا باشد بر اساس ترتیب گفته شده نامه‌ای تهیه گردد، شاید بیش از یکی دو نامه در روز نتوان تهیه نمود، که این از نظرکار اداری نه تنها به صرفه نیست. بلکه کسالت بارنیز می‌باشد اما با توجه به اصل «ملکه شدن کارها» می‌توان امیدوار بود که پس از خوگرفتن با این روش، مشکلات از میان رفته و بیشترین تعدادنامه را ( البته با روش صحیح و فراتر از حد معمول ) تهیه نمود.
