گیرندگان رونوشت و انواع نامه‌های اداری

گیرندگان رو نوشت

گیرندگان رونوشت که نام‌شان در پایین و سمت راست نامه آورده می‌شود افراد حقیقی یا حقوقی می‌باشند که با توجه به موضوع مطروحه در متن نامه به نحوی با آن مرتبط هستند.

رو نوشت معمولاً جهت اطلاع یا اقدام نوشته می‌شود:

مانند: رونوشت به:

- امور کارکنان برای اطلاع

- اداره گزینش برای اقدام

- اداره حقوق و دستمزد برای اقدام

اندازه و ابعاد نامه‌های اداری

با توجه به ضرورت رعایت اصل وحدت عملکرد و سهولت دسترسی به سوابق و بایگانی اسناد و همچنین صرفه‌جویی در میزان مصرف کاغذ از سال 1346، بر اساس بخش‌نامه نخست وزیری وقت مقرر گردید که نامه‌های اداری در ابعاد ذیل مورد استفاده قرارگیرد:

قطع بزرگ 210× 297 میلیمتر اصلطا حاً به نام A4

قطع کوچک 148×210 میلیمتراصطلاحاً به نام A5

ضمناً گاهی قطع A6 به اندازه 105×148 و قطع A3 به اندازه 297 × 420 میلیمتری نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

انواع نامه‌های اداری و ضوابط مورد عمل در تنظیم عناوین آن:

نامه‌های اداری را می‌توان از دیدگاه‌های گوناگون به گروه‌های زیر تقسیم نمود.

1- نامه‌های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

2- نامه‌های اداری از دیدگاه ماهیت کار

3- نامه‌های اداری از دیدگاه کاربردی

4- نامه‌های طبقه‌بندی شده (از دیدگاه نگهداری و حفاظت)

5- فرم یا فرم نامه‌های اداری

نامه‌های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:

به طور کلی نامه‌های اداری به دو گروه اصلی (نامه‌های داخلی و نامه‌های خارجی) تقسیم می‌شود:

الف- نامه‌های داخلی

این نامه‌ها در داخل سازمان و جهت ارتباط میان واحدهای مختلف آن تهیه می‌گردد که از نظر سطوح ارتباطی به گروه‌های زیر تقسیم می‌شود:

نامه میان دو واحد هم سطح

در این حالت دو واحد هم سطح در وزارت‌خانه یا سازمان به عنوان یکدیگر مبادرت به نوشتن

نامه می‌کنند. در این صورت عناوین آن عبارتست از:

به: اداره کار گزینی

از: اداره گزینش

نامه از واحد بالاتر به واحد پایین تر

معمولاً مقامات بالاتر به واحدهای زیر دست خود نامه نمی‌دهند، مگر در مواقعی که مورد خاصی، جنبه عمومییت داشته باشد که از طریق صدور بخشنامه یا اطلاعیه اقدام می‌کنند. در این‌گونه موارد مدیر یا مسئول بالاتر در حاشیه نامه‌های وارده دستورات لازم را صادر می‌کند که اصطلاحاً بدان هامش‌نویسی می‌گویند. هامش در لغت به معنی حاشیه کتاب است. اما بالعکس از یک واحد پایین تر به واحد بالاتر نامه‌های فراوان نوشته می‌شود.

به عنوان نمونه به عناوین زیر توجه نمایید:

به: منطقه 12 بانک صادرات ایران

از: حوزه 2/12

نامه از واحد پایین تر به مقام بالاتر

با توجه به آنچه در قسمت قبل آورده شد، اضافه می‌نماید گاهی اوقات واحدهای پایین‌ترنامه را به عنوان مقام بالاتر می‌نویسند.

مانند:

نمونه اول: به: رئیس محترم امور کار کنان

از: واحد حقوق و دستمزد

نمونه دوم: به: جناب آقای میرزایی رئیس محترم روابط کار و مددکاری اجتماعی

از: رئیس روابط کار

نامه از یک واحد به یکی از کار کنان سازمان و بالعکس

در این خصوص به دو نمونه زیر توجه نمایید:

نمونه اول:

به : آقای اصغر ولی‌زاده کابلی کارمند دایره حسابداری داخلی

با ملاحظه چند اشتباه دیگر در امور محوله، برای آخرین بار مراتب ناخشنودی خود را متذکر می‌شود. در صورت تکرار این اشتباهات ماخذه خواهید شد و هیچ عذری پذیرفته نخواهد بود و باید این اداره را ترک کنید.

نام و نام‌خانوادگی

معاون مالی اداره کل

امضا

نمونه دوم:

به: اداره امور کار کنان

از: محمد رضایی کرمانی کارمند اداره حسابداری

با احترام به پیوست مدارک مورد نیاز جهت اخذ وام مسکن ارسال می‌گردد.

خواهشمنداست درصورت داشتن شرایط، دستور فرمایید وام متعلقه به این جانب پرداخت گردد.

نام و نام‌خانوادگی............

امضا

منبع: واحد آموزش پدیده تبار