توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادي هست که در چند شرکت تجاري کوچک مشغول به فعالیت هستند و میخواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این اینجا قصد داریم که 11 نکته از نکات مهم و کاربردی مدیریت زمان را بیان کنیم که 5 مورد آن بخش اول و 6 مورد باقی مانده در قسمت بعدی ارائه خواهد شد تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود برد. نکات کاربردي مدیریت زمان عبارتند از:
1- بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودي است:
همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظـیم کنـیم . مـا هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزي صحیح و مناسب میزان استفاده خـود را کـم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طـول 24 سـاعت انجام دهیم را برنامه ریزي کنیم.
2- جاهایی که زمان هدر می رود را پیدا کنید:
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا از زمان خود استفاده میکنیم، بلکه مقداري از زمان از دست ما هدر میرود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، میتوانیم براي این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جویی کردهایم براي کارهاي گوناگون استفاده کنیم.
3- هدفهایی از مدیریت زمان را براي خود ایجاد کنند.
توجه کنید که تمرکز بر روي مدیریت زمان باعث میشود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض میکند. اولین قدم در مدیریت زمان، زمانی حاصل میشود که زمانهایی که هدر میدهید را از برنامه خود حذف کنید. اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشتهاید.
4- یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان براي خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتهاي خود را در آن بنویسید و بعدا این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهاي غیر ضروري را حذف کنید. آنهایی که بلندمدتاند و آنهایی که کوتاه مدت و زود بازدهاند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوري تهیه کنید تا، دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا فردی یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روي آن کپیبرداري کنید. تهیه طرح باعث میشود که در طول اجراي برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.
5- از ابزارهاي جانبی مدیریت زمان استفاده کنید:
از سخت افزارها و نرم افزارهاي کاربردي در زمینه مدیریت زمان، حتمااستفاده کنید . مثل Out look این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامههاي خود را به طور روزانه، هفتگی، و یا ماهانه، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامههایتان برسید. یکی از کارهایی که زمانبر است پاسخ دادن به نامههایی با موضوع یکسان است این نرم افزار قادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامهها را انجام دهد. وبه عنوان دستیار حرفه اي براي شما کار کند.