گفت و گوهای خود را سازنده کنیم - بخش دوم
دلیل بروز مشکل، با روش‌هایی که با آن مخالفید را پیدا کنید.
در نوشته‌‌ی بخش اول؛ به معرفی نظرات هیل در رابطه با دردسرهایی که استفاده نامناسب از کلمات در گفت‌وگو می‌تواند برای ما ایجاد کند پرداختیم. در این بخش موقعیت‌های مختلفی که ما در آنها قرار می‌گیریم را تحلیل و بررسی می‌کنیم.
موقعیت شماره 1:
لازم است انتقاد یا اختلاف عقیده‌ای را مطرح کنید. شاید با دیدگاهی که همه با آن موافق هستند، مخالف باشید یا ممکن است طرف صحبت شما شخصی باشد که از خودتان قدرتمندتر است. هیل پیشنهاد می‌کند دلیل بروز مشکل، با سیاست و روش‌هایی که با آن مخالف هستید را پیدا کنید. سعی کنید بفهمید چرا آن شخص فکر می‌کند پیشنهاد او منطقی است. می‌توانید از چنین عباراتی استفاده کنید: «سلام، من می‌خواهم درک کنم قرار است با این اقدام به چه هدفی برسیم.
آیا امکان دارد از ابتدا توضیح دهید منطقی که پشت این پیشنهاد وجود دارد چیست؟» یا «ما مشغول تلاش برای انجام چه کاری هستیم؟» از سام بخواهید بیشتر درباره آنچه می‌خواهد انجام دهد و چرایی آن صحبت کند. بعد می‌توانید چند گزینه دیگر را برای رسیدن به همان هدف ولی با روش‌های دیگر ارائه کنید: «اگر درست فهمیده باشم، تو سعی می‌کنی x، y و z را انجام دهی. من با خود فکر کرده‌ام که آیا روش متفاوتی برای انجام آن وجود دارد یا خیر. شاید بتوانیم با هم...»در چنین موقعیت‌هایی، شاید در نظر گرفتن مکان مناسب هم خالی از فایده نباشد. هیل می‌گوید: «به جای آنکه در مقابل جمع صحبت کنید، شاید بتوانید صحبت بی‌پرده‌تری را در یک جلسه تک‌به‌تک داشته باشید.»
موقعیت شماره 2:
خبرهای بدی برای رئیس یا همکارتان دارید. یک ضرب‌الاجل را از دست داده‌اید یا مرتکب اشتباه شده‌‌اید، یا به هر طریق شرایط نامناسبی را ایجاد کرده‌اید.هیل می‌گوید: بهترین روش در این موقعیت این است که مستقیما به اصل موضوع اشاره کنید: «موضوعی است که می‌خواهم مطرح کنم، اما به آن افتخار نمی‌کنم. باید زودتر به تو می‌گفتم، اما موضوع از این قرار است.» بعد موقعیت را توضیح دهید.
اگر راه‌حل‌هایی دارید، آنها را نیز بیان کنید: «اینها نظرات من هستند درباره اینکه چگونه باید این موضوع را حل کنیم. تو چه فکر می‌کنی؟» مهم این است که مسوولیت اشتباه خود را بر عهده بگیرید و قبول کنید که اشتباه کرده‌اید و سعی نکنید هزاران دلیل بیاورید تا کاری که کرده‌اید را توجیه کنید.
موقعیت شماره 3:
می‌خواهید به سراغ همکارتان بروید تا با او درباره اقدام نامناسبش صحبت کنید. در این مواقع طبق نظر هیل لازم نیست بلافاصله عکس‌العمل نشان دهید، اما می‌توانید از او بخواهید اجازه دهد درباره این موضوع صحبت کنید: «ماری، می‌توانم یک دقیقه وقتت را بگیرم تا درباره موضوعی با تو صحبت کنم؟» سپس به او توضیح دهید چه اتفاقی افتاده است. می‌توانید بگویید: «من درباره آنچه رخ داده کمی گیج شده‌ام و نمی‌دانم چرا این اتفاق افتاد. می‌خواهم درباره این موضوع با تو صحبت کنم تا ببینیم چگونه می‌توانیم رو به جلو حرکت کنیم.» از چنین عباراتی استفاده کنید: «من متوجه هستم که ... اتفاق افتاد» تا اگر ماری مسأله را متفاوت می‌بیند بتواند با دیدگاه شما مخالفت کند، اما صحبت درباره آنچه اتفاق افتاد را زیاد طولانی نکنید. بیشتر سعی کنید با مشارکت دادن او بر حل مسأله تمرکز کنید و مثلا بگویید: «درباره این مسأله چه کاری می‌توانیم انجام دهیم.»
موقعیت شماره 4:
به سراغ همکاری می‌روید که احساس می‌کنید با شما رفتار بدی داشته یا به خاطر آنچه گفته از او ناراحت هستید.هیل معتقد است که این‌گونه موقعیت‌ها فرصت خوبی است تا درباره تفاوت میان نیت و عمل صحبت شود. در نهایت، شما نمی‌دانید نیت همکارتان چه بوده است؛ فقط می‌‌دانید که ناراحت هستید.می‌توانید با چنین عباراتی شروع کنید؛ «کارل، برای من کمی سخت است که نزد تو بیایم و درباره این مساله صحبت کنم، اما شنیده‌ام که X را گفته‌ای.
نمی‌دانم این مساله صحت دارد یا نه. بدون توجه به درست یا غلط بودنش، فکر کردم باید با خودت صحبت کنم چون خیلی ناراحت شدم و فکر کردم باید درباره آن صحبت کنم.» تمرکز نباید بر سرزنش طرف مقابل باشد بلکه فقط احساسات خود را بگویید و سعی کنید مساله شفاف‌سازی شود؛ «من می‌خواهم بفهمم چه اتفاقی افتاد تا بتوانیم درباره آن صحبت کنیم.»اگر کارل حالت تدافعی به خود گرفت، می‌توانید اشاره کنید که قصد ندارید نیت او را زیر سوال ببرید. «من درباره اینکه نیت تو چه بوده صحبت نمی‌کنم فکر کردم بهتر است به‌جای پیچیده کردن موضوع، فضا شفاف‌سازی شود. آیا موافق هستی؟»
موقعیت شماره 5:
یکی از همکاران به خاطر حرفی که زده‌اید یا کاری که کرده‌اید بر سرتان فریاد می‌زند. در این وضعیت بهتر است اول ساکت بمانید و بگذارید طرف مقابل خود را خالی کند. اگر تلافی نکنید طرف مقابل در اغلب موارد به سرعت از موضع خشم مفرط خارج می‌شود. هیل می‌گوید اما یادتان باشد که شما هیچ‌وقت شایسته این نیستید که کسی بر سر شما فریاد بزند.در این مواقع می‌توانید بگویید: «می‌فهمم که احتمالا کاری کرده‌ام که باعث ناراحتی تو شده‌ام. وقتی کسی سر من فریاد می‌زند پاسخ خوبی نمی‌توانم بدهم. اگر امکان دارد هر وقت من آمادگی بیشتری داشتم با هم بنشینیم و درباره این موضوع گفت‌وگو کنیم.»
موقعیت شماره 6:
شما مدیر شخصی هستید که مرتباً با دیگران تعارض ایجاد می‌کند و بقیه افراد تیم شما را ناراحت می‌کند.گاهی اوقات شخصی را در تیم خود دارید که آتشی مزاج و تندخو است، کسی که انگار از ایجاد تعارض و دعوا با دیگران لذت می‌برد. البته عدم توافق همیشه بد نیست اما باید به آن شخص کمک کنید تا بفهمد رفتارش چگونه بر حسن شهرت خودش و روابطش اثر منفی می‌گذارد. می‌توانید چنین کارهایی را امتحان کنید مثلا بگویید: «من از دیدگاه خودم،دوست دارم تو را در اینجا ببینم، تو مسائل مهمی را مطرح می‌کنی و با تمام قدرت از آن دفاع می‌کنی.
همچنین می‌دانم که در مجموع نیت تو خیر است. دوست دارم درباره این مساله با تو صحبت کنم که آیا تاثیری را که باید بر افراد داشته باشی نیز داری.» بگذارید درباره عواقب دعواهای پیا‌پی خود فکر کند.البته حتی با وجود دنبال کردن توصیه‌های فوق، گاهی اوقات کلمات درست جاری نمی‌شوند و امکان داشتن یک گفت‌وگوی سازنده به وجود نمی‌آید.
هیل می‌گوید: «در بعضی موقعیت‌ها بهتر است هیچ کاری نکنید و زمان دیگر به موضوع باز گردید. زمانی که هر دو بتوانید با هم گفت‌وگو کنید.» در شرایطی که می‌خواهید یک انتخاب هوشمندانه و توام با فکر درباره کلماتی که استفاده می‌کنید داشته باشید اشکالی ندارد که گفت‌وگو را برای مدتی به تعویق بیندازید و بعدا درباره آن صحبت کنید.
موقعیت شماره 1:
لازم است انتقاد یا اختلاف عقیده‌ای را مطرح کنید. شاید با دیدگاهی که همه با آن موافق هستند، مخالف باشید یا ممکن است طرف صحبت شما شخصی باشد که از خودتان قدرتمندتر است. هیل پیشنهاد می‌کند دلیل بروز مشکل، با سیاست و روش‌هایی که با آن مخالف هستید را پیدا کنید. سعی کنید بفهمید چرا آن شخص فکر می‌کند پیشنهاد او منطقی است. می‌توانید از چنین عباراتی استفاده کنید: «سلام، من می‌خواهم درک کنم قرار است با این اقدام به چه هدفی برسیم.
آیا امکان دارد از ابتدا توضیح دهید منطقی که پشت این پیشنهاد وجود دارد چیست؟» یا «ما مشغول تلاش برای انجام چه کاری هستیم؟» از سام بخواهید بیشتر درباره آنچه می‌خواهد انجام دهد و چرایی آن صحبت کند. بعد می‌توانید چند گزینه دیگر را برای رسیدن به همان هدف ولی با روش‌های دیگر ارائه کنید: «اگر درست فهمیده باشم، تو سعی می‌کنی x، y و z را انجام دهی. من با خود فکر کرده‌ام که آیا روش متفاوتی برای انجام آن وجود دارد یا خیر. شاید بتوانیم با هم...»در چنین موقعیت‌هایی، شاید در نظر گرفتن مکان مناسب هم خالی از فایده نباشد. هیل می‌گوید: «به جای آنکه در مقابل جمع صحبت کنید، شاید بتوانید صحبت بی‌پرده‌تری را در یک جلسه تک‌به‌تک داشته باشید.»
موقعیت شماره 2:
خبرهای بدی برای رئیس یا همکارتان دارید. یک ضرب‌الاجل را از دست داده‌اید یا مرتکب اشتباه شده‌‌اید، یا به هر طریق شرایط نامناسبی را ایجاد کرده‌اید.هیل می‌گوید: بهترین روش در این موقعیت این است که مستقیما به اصل موضوع اشاره کنید: «موضوعی است که می‌خواهم مطرح کنم، اما به آن افتخار نمی‌کنم. باید زودتر به تو می‌گفتم، اما موضوع از این قرار است.» بعد موقعیت را توضیح دهید.
اگر راه‌حل‌هایی دارید، آنها را نیز بیان کنید: «اینها نظرات من هستند درباره اینکه چگونه باید این موضوع را حل کنیم. تو چه فکر می‌کنی؟» مهم این است که مسوولیت اشتباه خود را بر عهده بگیرید و قبول کنید که اشتباه کرده‌اید و سعی نکنید هزاران دلیل بیاورید تا کاری که کرده‌اید را توجیه کنید.
موقعیت شماره 3:
می‌خواهید به سراغ همکارتان بروید تا با او درباره اقدام نامناسبش صحبت کنید. در این مواقع طبق نظر هیل لازم نیست بلافاصله عکس‌العمل نشان دهید، اما می‌توانید از او بخواهید اجازه دهد درباره این موضوع صحبت کنید: «ماری، می‌توانم یک دقیقه وقتت را بگیرم تا درباره موضوعی با تو صحبت کنم؟» سپس به او توضیح دهید چه اتفاقی افتاده است. می‌توانید بگویید: «من درباره آنچه رخ داده کمی گیج شده‌ام و نمی‌دانم چرا این اتفاق افتاد. می‌خواهم درباره این موضوع با تو صحبت کنم تا ببینیم چگونه می‌توانیم رو به جلو حرکت کنیم.» از چنین عباراتی استفاده کنید: «من متوجه هستم که ... اتفاق افتاد» تا اگر ماری مسأله را متفاوت می‌بیند بتواند با دیدگاه شما مخالفت کند، اما صحبت درباره آنچه اتفاق افتاد را زیاد طولانی نکنید. بیشتر سعی کنید با مشارکت دادن او بر حل مسأله تمرکز کنید و مثلا بگویید: «درباره این مسأله چه کاری می‌توانیم انجام دهیم.»
موقعیت شماره 4:
به سراغ همکاری می‌روید که احساس می‌کنید با شما رفتار بدی داشته یا به خاطر آنچه گفته از او ناراحت هستید.هیل معتقد است که این‌گونه موقعیت‌ها فرصت خوبی است تا درباره تفاوت میان نیت و عمل صحبت شود. در نهایت، شما نمی‌دانید نیت همکارتان چه بوده است؛ فقط می‌‌دانید که ناراحت هستید.می‌توانید با چنین عباراتی شروع کنید؛ «کارل، برای من کمی سخت است که نزد تو بیایم و درباره این مساله صحبت کنم، اما شنیده‌ام که X را گفته‌ای.
نمی‌دانم این مساله صحت دارد یا نه. بدون توجه به درست یا غلط بودنش، فکر کردم باید با خودت صحبت کنم چون خیلی ناراحت شدم و فکر کردم باید درباره آن صحبت کنم.» تمرکز نباید بر سرزنش طرف مقابل باشد بلکه فقط احساسات خود را بگویید و سعی کنید مساله شفاف‌سازی شود؛ «من می‌خواهم بفهمم چه اتفاقی افتاد تا بتوانیم درباره آن صحبت کنیم.»اگر کارل حالت تدافعی به خود گرفت، می‌توانید اشاره کنید که قصد ندارید نیت او را زیر سوال ببرید. «من درباره اینکه نیت تو چه بوده صحبت نمی‌کنم فکر کردم بهتر است به‌جای پیچیده کردن موضوع، فضا شفاف‌سازی شود. آیا موافق هستی؟»
موقعیت شماره 5:
یکی از همکاران به خاطر حرفی که زده‌اید یا کاری که کرده‌اید بر سرتان فریاد می‌زند. در این وضعیت بهتر است اول ساکت بمانید و بگذارید طرف مقابل خود را خالی کند. اگر تلافی نکنید طرف مقابل در اغلب موارد به سرعت از موضع خشم مفرط خارج می‌شود. هیل می‌گوید اما یادتان باشد که شما هیچ‌وقت شایسته این نیستید که کسی بر سر شما فریاد بزند.در این مواقع می‌توانید بگویید: «می‌فهمم که احتمالا کاری کرده‌ام که باعث ناراحتی تو شده‌ام. وقتی کسی سر من فریاد می‌زند پاسخ خوبی نمی‌توانم بدهم. اگر امکان دارد هر وقت من آمادگی بیشتری داشتم با هم بنشینیم و درباره این موضوع گفت‌وگو کنیم.»
موقعیت شماره 6:
شما مدیر شخصی هستید که مرتباً با دیگران تعارض ایجاد می‌کند و بقیه افراد تیم شما را ناراحت می‌کند.گاهی اوقات شخصی را در تیم خود دارید که آتشی مزاج و تندخو است، کسی که انگار از ایجاد تعارض و دعوا با دیگران لذت می‌برد. البته عدم توافق همیشه بد نیست اما باید به آن شخص کمک کنید تا بفهمد رفتارش چگونه بر حسن شهرت خودش و روابطش اثر منفی می‌گذارد. می‌توانید چنین کارهایی را امتحان کنید مثلا بگویید: «من از دیدگاه خودم،دوست دارم تو را در اینجا ببینم، تو مسائل مهمی را مطرح می‌کنی و با تمام قدرت از آن دفاع می‌کنی.
همچنین می‌دانم که در مجموع نیت تو خیر است. دوست دارم درباره این مساله با تو صحبت کنم که آیا تاثیری را که باید بر افراد داشته باشی نیز داری.» بگذارید درباره عواقب دعواهای پیا‌پی خود فکر کند.البته حتی با وجود دنبال کردن توصیه‌های فوق، گاهی اوقات کلمات درست جاری نمی‌شوند و امکان داشتن یک گفت‌وگوی سازنده به وجود نمی‌آید.
هیل می‌گوید: «در بعضی موقعیت‌ها بهتر است هیچ کاری نکنید و زمان دیگر به موضوع باز گردید. زمانی که هر دو بتوانید با هم گفت‌وگو کنید.» در شرایطی که می‌خواهید یک انتخاب هوشمندانه و توام با فکر درباره کلماتی که استفاده می‌کنید داشته باشید اشکالی ندارد که گفت‌وگو را برای مدتی به تعویق بیندازید و بعدا درباره آن صحبت کنید.
مطالب مرتبط
