راهکارهایی برای مدیریت تغییر در سازمان

جمله معروفی می‌گوید: تنها چیزی که در یک سازمان ثابت است، تغییر است.

تغییر هیچ وقت آسان نیست. معمولاً زمانی که قرار است حتی تغییر کوچکی در سازمان رخ دهد، مقاومت‌های زیادی در برابر آن شکل می‌گیرد. در مورد تغییرات بزرگتر اوضاع پیچیده‌تر هم می‌شود

بنابراین برای آنکه به کارمندان خود کمک کنید بهتر و راحت‌تر با تغییر کنار بیایند، راهکارهای زیر را به کار ببندید:

1. این ذهنیت را به وجود آوریم که تغییر اجتناب‌ناپذیر است.

اغلب وقتی تغییر منجر به فاجعه می‌شود، دلیلش این است که کارمندان انتظارات خود را به زبان نیاورده‌اند. اگر پرسنل ما به این دام افتاده باشند که فرض کنند کار آنها ثابت است و آنها هر روز پشت یک میز می‌نشینند، کنار یک فرد مشخص کار می‌کنند و به یک مدیر مشخص گزارش می‌دهند زمانی که وقت تغییر فرا برسد نمی‌توانند خود را با آن هماهنگ کنند. 

نمی‌توانیم احساس کارمندان خود را کنترل کنیم اما  می‌توانیم چشم‌اندازی پویا و تکاملی برای سازمان خود در نظر بگیریم که در آن تغییر کردن لازم‌الاجرا و اجتناب‌ناپذیر است. 

2. اصل "آن تغییر چه تأثیری روی من خواهد داشت؟" را درک کنیم.

تغییر شما چه مثبت باشد (مثلاً اینکه شرکت‌مان گسترش یافته و به ساختمان جدیدی رفته‌ایم) و چه منفی (مجبوریم نیروهای خود را کم کنیم) اولین سؤالی که بلافاصله در ذهن هر کارمندی نقش می‌بندد این است که "این تغییر چه تأثیری روی من خواهد داشت؟ آیا باید جای میزم را عوض کنم؟ آیا حقوقم کمتر می‌شود؟ آیا مسئولیتهایم تغییر می‌کنند؟ آیا باز هم می‌توانم پیراهن آستین کوتاه بپوشم؟"

این حقیقت را باید بپذیریم که هر تغییری که در سازمان ایجاد شود (مثبت یا منفی) بهره‌وری فردی و تیمی برای مدتی قدری کاهش می‌یابد. بنابراین اولین رویکرد نباید به این شکل باشد که "چه اتفاقی افتاده که بهره‌وری پایین آمده است؟ چرا مثل گذشته کار نمی‌کنید؟" این رویکرد تنها مقاومت افراد را بیشتر می‌کند. بنابراین ابتدا کمی زمان بدهیم که کارمندان با تغییر کنار بیایند و سپس با یکدیگر برای گذر از این مرحله به بحث و تبادل نظر بپردازیم.

3. هیچ وقت سعی نکنیم تغییر منفی را مثبت جلوه دهیم.

اگر تغییری را اعلام می‌کنیم و می‌دانیم که دیدگاه کارمندان‌تان درباره آن منفی است، سعی نکنیم به زور آنها را متقاعد کنیم که اشتباه می‌کنند و تغییر مثبتی در راه است. "می‌دانم که قرار است حقوق همه شما کم شود اما به این فکر کنیم که مالیت و حق بیمه کمتری هم می‌دهیم" این جمله هیچ دردی از درد کارمند دوا نمی‌کند. برای آنها مهم نیست که مالیات و بیمه کمتر می‌دهند. تنها چیزی که برایشان مهم است این است که دریافتی‌شان کم شده است. مدیر با گفتن این جمله ثابت می‌کند که روراست نیست و کارمندان نمی‌توانند روی حرف‌های او حساب باز کنند.

بنابراین باید تنها حقایق را بگوییم و خود را آماده کنیم که به سؤالات کارمندان‌تان پاسخ دهیم. برنامه‌های خود برای آینده را به کارمندان بگوییم و بدین طریق امید به آینده بهتر را در آنها بالا ببریم.

4. با چرخه تغییر آشنا شویم.

یکی از نکاتی که در مدیریت تغییر باید به آن توجه کنیم این است که برای تمام تغییرات یک نسخه ثابت و واحد وجود ندارد. معمولاً چرخه تغییرات به این شکل است که احساس از دست دادن شروع می‌شود، سپس فرد دچار شک و تردید می‌شود، و بعد از آن احساس ناراحتی دارد. در مرحله بعد به کشف و درک می‌رسد و در نهایت به یکپارچگی و انسجام دست می‌یابد. 

بنابراین وقتی تغییری را انجام می‌دهیم، انتظار چنین چرخه‌ای را باید داشته باشیم. باتوجه به آشنایی با ویژگی‌های شخصی هر کارمند می‌توانیم او را در پشت سر گذاشتن این مراحل یاری دهیم.

5. وقت کافی به کارمندان بدهیم اما روزی زمان به پایان می‌رسد.

همانطور که عنوان شد کنار آمدن با تغییر نیازمند گذر زمان است و باید اجازه داد که کارمند چرخه تغییر را طی کند. اما این بدان معنی نیست که کارمند هیچ وقت با تغییر کنار نیاید. پس از آنکه وقت کافی در اختیار کارمند قرار دادید اما تمایلی از جانب او مشاهده نکردید، می‌توانید با او صحبت کنید و علت را جویا شوید. در نهایت فرد باید تصمیم بگیرد که آیا می‌خواهد در اتوبوس شرکت شما سوار باشد یا اینکه تمایل دارد در ایستگاه بعد پیاده شود.

منبع: دل گفته ها و دل نوشته های معلم بازاریابی (پرویز درگی)