مدیریت اطلاعات بازرگانی
مدیریت اطلاعات میتواند جریان اطلاعات وارتقای کارآمدی روابط...
در این پژوهش وضعیت موجود مدیریت اطلاعات حوزة بازرگانی سازمان (الف) از جنبه‌های میزان مهارتهای شخصی مدیران صف و ستاد برای استفاده از منابع اطلاعاتی، کیفیت اطلاعات دریافتی توسط مدیران، وضعیت شبکه اینترانت و یا اتوماسیون اداری، وضعیت سیستم دستی، کیفیت نرم افزارهای مورد استفاده در حوزه بازرگانی، ایمنی شبکه و امکانات سخت افزاری، مطالعه شده، ضمن شناسایی نقاط ضعف و قوت، وضعیت موجود صف (شرکتهای تابعه) و ستاد باهم مقایسه شده، بر مبنای آن الگوی پیشنهادی مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی و پیشنهادهای کاربردی مدیریتی ارائه شده است. همچنین نیازهای اطلاعاتی مدیران مربوط و روشهای تأمین آنها نیز شناسایی و براساس میزان اهمیت، اولویت‌بندی شده است.
● مقدمه
تحولات چند دهة اخیر دنیای پر تحرک و اثرات آن در سازمانها و بنگاه‌ها که توسعه سازمانها و گسترش وظایف و مسئولیت مدیریت را به همراه داشته است، استفاده از اطلاعات را در امر تصمیم‌گیری آشکار کرده است. در حقیقت سازمانها با درک نقش اطلاعات به عنوان اساس تصمیم‌گیری به مدیریت اطلاعات و ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی برای تأمین نیازهای اطلاعاتی مدیران، روی آورده‌اند.
از آنجایی که دستیابی به اطلاعات بروز و بهنگام تجاری، از ابزار ضروری مدیران سازمان (الف) – که یک سازمان خدماتی است - برای تصمیم‌های تجاری است. داشتن اطلاعات در زمینه نیازها و نظرات مصرف‌کنندگان درمورد کالاها و خدمات فعلی سازمان، میتواند منجر به عرضه محصولات با کیفیت شود. پژوهشها در زمینه بازار و مصرف‌کنندگان، همراه با داده‌هایی که فروشندگان دارند، میتواند این اطلاعات را تأمین کند. این امر لزوم بررسی وضعیت موجود و طراحی الگوی مناسب مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان را ایجاب می‌کند. بدیهی است الگوی مناسب مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی، الگویی خواهد بود که در طراحی آن نیازهای اطلاعاتی مدیران سازمان، راههای تأمین و شکل و فرمت گزارشهای مورد نیاز و ... در نظر گرفته شود.
● اطلاعات
اطلاعات، داده‌های مربوط و هدفدار هستند که از پردازش، سازماندهی و ترکیب داده‌ها ایجاد می‌شوند، تا آگاهی بیشتری را به فرد منتقل کنند.
● مدیریت اطلاعات
منابع سازمان، از جمله اطلاعات را، باید کسب کرد، نظم بخشید و مورد استفاده قرار داد. در این فرایند لازم است که زمان بیکاری منابع را به حداقل رساند و پیش از اینکه تاریخ مصرف آنها به سر رسد آنها را با منابع جدید و مفید جایگزین کرد. در مورد اطلاعات نیز ابتدا مدیریت اطمینان حاصل می‌کند که داده‌های خام و مورد نیاز جمع‌آوری شده، به اطلاعات قابل استفاده تبدیل می‌شوند. افراد مناسبی در زمان و شکل مناسب و با تــوالی مناسب به طور همــاهنگ از آن اطلاعات استفــاده می‌کنند و اطلاعاتی که زمان استفاده از آنها گذشته از فرایند خــارج می‌شوند و با اطلاعات نو و بهنگام جایگزین می‌شوند. مجموعه این فعالیت یعنی استمرار تحصیل اطلاعات، استفـــاده مؤثر از آن و بهره گیری از آن در زمان مناسب مدیریت اطلاعات نامیده می‌شود. در عصری که زمان، کلید اصلی در تجارت است، شرکتها باید بتوانند منابع اطلاعات خود را به گونه ای درست مدیریت کرده، اطلاعات مورد نظر را به سرعت از آن منابع استخراج کنند.
برای پاسخگویی به پیچیدگی رو به رشد کار، در محیط اقتصادی، سیاسی و اجتماعی امروز، رایانه‌ها ابزارهایی هستند که اگر به درستی مورد بهر‌برداری قرار گیرند، می‌توانند با تنوع ویژه خود، به نیازهای متنوع مدیران پاسخ دهند. به همین دلیل است که مدیران به رایانه‌ها و مدیریت اطلاعات علاقه‌مند شده‌اند، زیرا به کمک آنها اطلاعات گوناگونی را کسب می‌کنند.
● سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
وقتی مدیر می‌خواهد تصمیم بگیرد، داده‌های زیادی که اکثر آنها نیز مفید نیستند در اختیارش قرار می‌گیرد. این داده‌ها باید مفید و معنی‌دار شده، به اطلاعات تبدیل شوند. تنها از راه یک سیستم اطلاعاتی مناسب است که می‌توان از داده‌ها استفاده مناسب کرد .
سیستم‌های اطلاعات مدیریت، در جهت مدیریت اطلاعات یک سازمان و همزمان با روند رشد فناوری اطلاعات تکامل یافته، به کمک مدیران آمدند. یک سیستم اطلاعاتی: مجموعه ای از افراد، داده ها/ اطلاعات، روشها، نرم افزار، سخت افزار و ارتباطات است که برای فراهم آوردن اطلاعات مفید در کنار یکدیگر، با هدف تسریع و تسهیل عملیات، ایجاد هماهنگی و کنترل، کمک به تحلیل مسائل و پشتیبانی تصمیم گیری و کاستن عدم اطمینان در تصمیم سازیها، در سازمان فعالیت می کنند.
سیستم‌های اطلاعاتی در یک سازمان سه نقش اساسی ایفا می کنند.
۱) پشتیبانی از استراتژیها برای مزیت رقابتی؛
۲) پشتیبانی از تصمیم سازی کسب و کار؛
۳) پشتیبانی از عملیات و فرایندهای کسب و کار. (BRIEN, ۲۰۰۱)
● رابطة شیوة مدیریت با مدیریت اطلاعات
۱) پشتیبانی از استراتژیها برای مزیت رقابتی؛
۲) پشتیبانی از تصمیم سازی کسب و کار؛
۳) پشتیبانی از عملیات و فرایندهای کسب و کار. (BRIEN, ۲۰۰۱)
● رابطة شیوة مدیریت با مدیریت اطلاعات
● مدیریت اطلاعات و تصمیم‌گیری
به باور زاهدی: تصمیم‌گیری را می‌توان فرایند انتخاب یک گزینه، از میان چند بدیل تعریف کرد. (زاهدی، ۱۳۷۸) برای درک فرایند تصمیم‌گیری، لازم است که ماهیت تصمیم‌ها را شناخت. انواع متفاوتی از تصمیم وجود دارد: تصمیم‌های برنامه‌ریزی شده و برنامه‌ریزی نشده، تصمیم‌های استراتژیک، تصمیمات با اطمینان بیشتر و کمتر و ... .
● مدیریت اطلاعات بازرگانی
مدیران بازرگانی در جهت رسیدن به هدفهای شرکت، وظایف و نقشهای متعددی را ایفا می کنند. فیلیپ کاتلر وظایف مدیران بازاریابی را، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی، اجرا و کنترل می‌داند که آنها برای انجام این وظایف و نقشها نیاز به اطلاعات درست، دقیق، با معنا، کافی، مربوط و به موقع دربارة مشتریان، رقبا، بازرگانان و سایر نیروهای موجود در بازار دارند، تا بتوانند به موقع تصمیم‌گیری کرده، راهبردهای بازاریابی خود را تعیین کنند. مدیریت بازرگانی سازمانها برای مدیریت فعالیتهایی، مانند: خرید، انبارداری، کنترل موجودی، قیمت‌گذاری کالا و خدمات تولید شده، تبلیغ و ترفیع، تحقیقات بازار، بازاریابی، فروش و توزیع، بسته‌بندی، حمل و نقل کالا و تدوین استراتژیهای بازاریابی، روابط مشتریان و ... نیازمند اطلاعات مربوط به هریک از موارد یادشده هستند .
واکر و هارپر بوید برای تأمین اطلاعات بازرگانی این منابع اطلاعاتی را پیشنهاد می‌کنند: (هاربر، واکر، ۱۳۸۳)
۱) سوابق داخلی؛
۲) بانکهای اطلاعاتی بازاریابی؛
۳) سیستم های اطلاعاتی رقابتی؛
۴ـ سیستم های ویژة برقراری تماس با مشتری.
کاتلر برای مدیریت اطلاعات بازرگانی، مدلی مفهومی از سیستم اطلاعات بازاریابی را ارائه می‌کند(کاتلر، ۱۳۷۶). وی سیستم اطلاعاتی بازاریابی را این‌گونه تعریف می کند: سیستم اطلاعات بازاریابی شامل: افراد، تجهیزات و روشهای جمع آوری، طبقه‌بندی، تجزیه و تحلیل، ارزیابی و توزیع به موقع اطلاعات درست به تصمیم‌گیرندگان بازاریابی است.
● روش تحقیق
این پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردی و از منظر گردآوری داده، روشی توصیفی از نوع پیمایشی محسوب می‌شود. در این تحقیق از هر دو نوع داده ثانویه و اولیه استفاده شده است..
▪ پرسشهای اساسی پژوهش
۱) وضعیت سیستم مدیریت اطلاعات از دیدگاه مدیران صف و ستاد چگونه است؟
۲) نقاط ضعف و قوت مدیریت اطلاعات از دیدگاه مدیران صف و ستاد سازمان چیست؟
۳) تأثیر سیستم مدیریت اطلاعات در تصمیم گیری مدیران سازمان، به تفکیک صف وستاد، به چه میزان است؟
● فرضیه‌های پژوهش
▪ بین دیدگاه مدیران صف و ستاد در حوزه بازرگانی، در مورد اطلاعات بازرگانی، تفاوت معناداری وجود دارد.
▪ بین دیدگاه مدیران صف و ستاد درزمینه مدیریت اطلاعات در حوزه بازرگانی، تفاوت معناداری وجود دارد.
● محیط پژوهش
پژوهش حاضر در سازمان (الف) صورت گرفته است که سازمانی پشتیبانی و خدماتی تابعه، یکی از از وزارتخانه‌ها است و در سال ۱۳۳۴ با هدف خدمت‌رسانی تأسیس شد و بدلیل ماهیت وجودی خود درچهار بخش: صنعت، دامداری و کشاورزی، خدمات فروشگاهی و بازرگانی فعالیت خود را آغاز کرد. این سازمان در یک چرخش استراتژیک و با هدف مدیریت بر منابع درآمدی و حذف هزینه‌های اضافی تحولی اساسی ایجاد کرد. با ایجاد گروههای شبه شرکتی و تفکیک امور و تخصصها از یکدیگر، در بخشهای: صنعت، دامداری کشاورزی، خدمات و بازرگانی عملاً واحدهای زیان‌ده را شناسایی و از گردونه سازمان حذف کرد، به گونه ای که هم اینک با تشکیل پنج شرکت تخصصی فعالیتهای درآمدی سازمان، مدیریت می‌شود.
شرکتهای یادشده دارای ماهیت مستقل (خودگردان) بوده، تمامی امور تجاری و تولیدی خود را بدون دریافت منابع مالی از سازمان انجام می‌دهند.
گسترگی جغرافیایی و پراکندگی واحدهای زیرپوشش شرکتهای سازمان درسطح کشور، برخورداری از یک سیستم یکپارچه اطلاعات بازرگانی در سطح سازمان و شرکتهای تابعه را می طلبد. با توجه به اینکه مدیران در بخش ستاد و صف پیوسته در معرض تهدیدهای تجاری قرار دارند، نگرانی از کمبود اطلاعات درست و زیادی اطلاعات غلط بازرگانی تصمیم گیری تجاری آنها را با کندی و تا اندازه ای با رکود روبه‌رو کرده است. باوجود ایجاد دگرگونی در بخش سخت‌افزار و نرم‌افزار وخدمات اینترنت و اینترانت و بسترهای اطلاعاتی، نگرانی مدیران بازرگانی سازمان و شرکتهای تابعه همچنان وجود دارد.
● جامعه آماری، نمونه و روش نمونه‌گیری
جامعه مورد بررسی، شامل مدیران صف (مدیران شرکتهای زیرمجموعه یا تابعه، مانند: مدیران عامل، مدیران بازرگانی، مالی، بازرسی، نیروی انسانی، طرح و برنامه شرکتهای یادشده) و ستاد (مدیرانی که در ستاد سازمان فعالیت می‌کنند، اعم از مدیران عالی مانند مدیرعامل، جانشین، معاونان مالی، نیروی انسانی، بازرسی، بازرگانی، طرح و برنامه یا مدیران میانی از جمله بازرگانی، مالی، حسابرسی، حقوقی، طرح و برنامه، بازرسی، نیروی انسانی و حفاظت اطلاعات) می‌باشد که تعداد آنها ۷۰ نفر بوده است.
نمونه آماری
در این پژوهش نمونه گیری صورت نگرفته و از تمامی افراد جامعه آماری (۷۰ نفر) نظرسنجی بعمل آمده است.
● گردآوری داده‌ها
ابزار جمع آوری اطلاعات در این پژوهش، پرسشنامه است.
● روش تجزیه و تحلیل داده‌ها
در پژوهش حاضر پس از تکمیل پرسشنامه‌ها به منظور تجزیه و تحلیل داده‌ها، از روشهای آماری توصیفی و استنباطی استفاده شد و روشهای استنباطی (شامل آزمون T-Student در سطح اطمینان ۹۵ درصد) برای آزمون فرضیه‌های پژوهش مورد استفاده قرار گرفته است.
● یافته‌های پژوهش
نتایج حاصل از پرسشهای پژوهش
▪ پاسخ پرسش ۱: وضعیت موجود مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان به تفکیک صف و ستاد
با عنایت به بررسیهای انجام گرفته می‌توان درمورد وضعیت سیستم مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان الف از دیدگاه مدیران به این صورت نتیجه گرفت:
الف) مدیران صف از روشهای غیرمکانیزه نسبت به روشهای مکانیزه بیشتر استفاده می‌کنند. این موضوع در مورد مدیران ستاد به صورت عکس می‌باشد. به عبارت دیگر مدیران ستاد از روشهای مکانیزه بیشتر برای تأمین نیازهای اطلاعاتی خود استفاده می‌کنند.
ب) وضعیت سیستم مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان الف از دیدگاه مدیران به تفکیک صف و ستاد
▪ پاسخ پرسش۲. نقاط ضعف و قوت مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان
ـ مدیران صف به لحاظ مهارتهای شخصی از جنبه‌های مختلف از جمله میزان آشنایی با زبان انگلیسی، مهارتهای راهبری رایانه (ICDL)، استفاده از اینترنت و جستجو در وب، مباحث تجارت الکترونیک، سیستم های اطلاع یابی و اطلاع رسانی خودکار، شبکه های رایانه ای محلی(اینترانت) و میزان آشنایی با سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ضعیف و مدیران ستاد از نظر موارد یادشده قوی می‌باشند.
ـ اطلاعات دریافتی مدیران صف، از لحاظ به روز بودن، به موقع بودن، کافی بودن و مربوط بودن اطلاعات، ضعیف و مدیران ستاد از این نظر قوی می‌باشد.
ـ وضعیت شبکه اینترانت سازمان از نظر مدیران صف، از همه جنبه‌ها ضعیف و از نظر مدیران ستاد شبکه اینترانت ستاد از همه جنبه‌ها قوی و به ویژه از جنبه سهولت انتقال اطلاعات بسیار قوی می‌باشد.
ـ از نظر مدیران ستاد و صف سیستم دستی بطور کلی ضعیف است. از لحاظ دسترسی به بایگانی پرونده های جاری و راکد مرتبط با شغل، طبقه بندی و تفکیک اطلاعات، سهولت انتقال اطلاعات، صرفه جویی در وقت و سهولت تکثیر نسخ کاغذی و پرونده‌های اطلاعات بازرگانی، سیستم دستی ضعیف است.
۱) هر دو دسته مدیران وضعیت نرم‌افزار بازرگانی مورد استفاده را ضعیف می‌دانند. از نظر مدیران ستاد و صف، نرم‌افزار بازرگانی سازمان یا شرکت مربوط به لحاظ سفارش کالا و خرید و فروش الکترونیکی، امضای الکترونیکی، اتصال به شبکه بانکی کشور و پرداخت الکترونیکی ضعیف است.
۲) وضعیت امنیت شبکه از نظر مدیران ستاد قوی و از نظر مدیران صف ضعیف است.
پاسخ پرسش
۳) میزان تأثیر مدیریت اطلاعات بازرگانی در تصمیم گیری مدیران سازمان
مدیران سازمان الف اعم از ستاد و صف، بر این باور هستند که مدیریت اطلاعات اثر زیادی بر تصمیم‌گیریهای بازرگانی آنها دارد.
● نتایج حاصل از فرضیه‌های پژوهش
▪ فرضیه اول: با توجه به نتایج آزمون T-Student در سطح اطمینان ۹۵ درصد، فرضیه اول پژوهش تأیید می‌شده ونشان می‌دهد که وضعیت اطلاعات دریافتی مدیران ستاد از جنبه‌های مختلف بهتر از اطلاعات دریافتی مدیران صف است.
▪ فرضیه دوم: نتایج محاسبه آمارها نشان می‌دهد که بین دیدگاه مدیران صف و ستاد در زمینه مدیریت اطلاعات در حوزه بازرگانی، اختلاف معنی‌دار وجود دارد. با توجه به بالا بودن میانگین ستاد، می‌توان چنین استدلال کرد که وضعیت مدیریت اطلاعات بازرگانی در ستاد نسبت به صف مطلوبتر بوده، از نقاط قوت بیشتری برخوردار است.
● نتایج حاصل از مطالعه سایر یافته‌های پژوهش
الف) استفاده از روشهای مکانیزه، مانند: سیستم مکانیزه بازرگانی، اینترانت و اینترنت در ستاد، از اولویت بالاتری نسبت به صف برخوردار است و به عکس استفاده از روشهای غیرمکانیزه، مانند: سیستم دستی، تلفن و فکس و همایشها، صندوق پستی و... در شرکتهای تابعه (صف) نسبت به ستاد از اولویت بالاتری برخوردار است. این امر نشان می‌دهد که توسعه سیستم‌های مکانیزه در سطح سازمان بطور یکسان صورت نگرفته است و باعث شده در سطح کل سازمان وضعیت ناهمگونی به جهت استفاده از روشهای مختلف برای تأمین نیازهای اطلاعاتی به وجود بیاید.
اولویت روشهای تأمین نیازهای اطلاعاتی در سطح سازمان که بیشتر متأثر از وضعیت شرکتهای تابعه است به صورت زیر است:
۱) سیستم دستی؛
۲) همایشها، کنگره ها، نمایشگاهها و نشستهاوجلسات عمومی و خصوصی،
۳) تلفن و فاکس،
۴) اینترنت،
۵) سیستم مکانیزه (شامل پایگاههای اطلاعاتی و نرم‌افزار بازرگانی)،
۶) اینترانت،
۷) صندوق پستی،
۸) روزنامه،
۹) نشریات ادواری اقتصادی تخصصی،
۱۰) سیستم نظر سنجی.
ب) نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل داده‌ها نشان می دهد که مدیران سازمان به اطلاعات منابع تأمین کالا و مواد اولیه، مشخصات کالا و اطلاعات خرید بیشترین نیاز را دارند.
پ) مدیران ستاد به لحاظ آشنایی به زبان انگلیسی، تفاوت قابل ملاحظه‌ای با مدیران صف ندارند اما به لحاظ آشنایی با مهارتهای راهبری رایانه (ICDL)، استفاده مدیران از اینترنت و جستجو در وب، تجارت الکترونیک، سیستم‌های اطلاع‌یابی و اطلاع رسانی خودکار، شبکه‌های رایانه ای محلی(اینترانت) و سیستم اطلاعات مدیریت MIS تفاوت محسوسی وجود دارد و مدیران ستاد از سطح مهارت بالاتری برخوردارند.
ت) نتایج نشان می‌دهد که وضعیت اطلاعات دریافتی مدیران ستاد از جنبه‌های مختلف، بهتر از اطلاعات دریافتی مدیران صف است.
ث) نتایج حاصل از مقایسه میانگین نمرات داده شده به پرسشهای مربوط به وضعیت شبکه اینترانت، نشان می‌دهد که وضعیت شبکه اینترانت ستاد، از جنبه‌های مختلف بهتر از وضعیت شبکه اینترانت صف است.
ج) نگرش مدیران ستاد و صف در مورد وضعیت سیستم دستی، تفاوت قابل ملاحظه‌ای ندارد و از نظر هر دو دسته از مدیران، سیستم دستی ضعیف است.
چ) از نظر مدیران ستاد و صف، نرم‌افزار بازرگانی سازمان یا شرکت مربوط به لحاظ سفارش کالا و خرید و فروش الکترونیکی امضای الکترونیکی اتصال به شبکه بانکی کشور و پرداخت الکترونیکی ضعیف است.
ح) وضعیت امنیت شبکه مدیریت اطلاعات بازرگانی ستاد از جنبه‌های مختلف بهتر از وضعیت امنیت شبکه مدیریت اطلاعات بازرگانی صف است.
۱) سیستم دستی؛
۲) همایشها، کنگره ها، نمایشگاهها و نشستهاوجلسات عمومی و خصوصی،
۳) تلفن و فاکس،
۴) اینترنت،
۵) سیستم مکانیزه (شامل پایگاههای اطلاعاتی و نرم‌افزار بازرگانی)،
۶) اینترانت،
۷) صندوق پستی،
۸) روزنامه،
۹) نشریات ادواری اقتصادی تخصصی،
۱۰) سیستم نظر سنجی.
ب) نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل داده‌ها نشان می دهد که مدیران سازمان به اطلاعات منابع تأمین کالا و مواد اولیه، مشخصات کالا و اطلاعات خرید بیشترین نیاز را دارند.
پ) مدیران ستاد به لحاظ آشنایی به زبان انگلیسی، تفاوت قابل ملاحظه‌ای با مدیران صف ندارند اما به لحاظ آشنایی با مهارتهای راهبری رایانه (ICDL)، استفاده مدیران از اینترنت و جستجو در وب، تجارت الکترونیک، سیستم‌های اطلاع‌یابی و اطلاع رسانی خودکار، شبکه‌های رایانه ای محلی(اینترانت) و سیستم اطلاعات مدیریت MIS تفاوت محسوسی وجود دارد و مدیران ستاد از سطح مهارت بالاتری برخوردارند.
ت) نتایج نشان می‌دهد که وضعیت اطلاعات دریافتی مدیران ستاد از جنبه‌های مختلف، بهتر از اطلاعات دریافتی مدیران صف است.
ث) نتایج حاصل از مقایسه میانگین نمرات داده شده به پرسشهای مربوط به وضعیت شبکه اینترانت، نشان می‌دهد که وضعیت شبکه اینترانت ستاد، از جنبه‌های مختلف بهتر از وضعیت شبکه اینترانت صف است.
ج) نگرش مدیران ستاد و صف در مورد وضعیت سیستم دستی، تفاوت قابل ملاحظه‌ای ندارد و از نظر هر دو دسته از مدیران، سیستم دستی ضعیف است.
چ) از نظر مدیران ستاد و صف، نرم‌افزار بازرگانی سازمان یا شرکت مربوط به لحاظ سفارش کالا و خرید و فروش الکترونیکی امضای الکترونیکی اتصال به شبکه بانکی کشور و پرداخت الکترونیکی ضعیف است.
ح) وضعیت امنیت شبکه مدیریت اطلاعات بازرگانی ستاد از جنبه‌های مختلف بهتر از وضعیت امنیت شبکه مدیریت اطلاعات بازرگانی صف است.
بر اساس تجزیه و تحلیل‌های انجام شده و یافته‌های به دست آمده در این پژوهش، در جهت بهبود مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان اتکا، پیشنهادهایی به شرح زیر ارائه می شود:
از آنجا که مدیران بازرگانی برای رسیدن به هدفهای شرکت، وظایف و نقشهای متعددی را ایفا می‌کنند. برای انجام این وظایف و نقشها نیاز به اطلاعات درست، دقیق، با معنا، کافی، مربوط و به موقع دربارة مشتریان، رقبا، بازرگانان و سایر نیروهای موجود در بازار را دارند تا بتوانند به موقع تصمیم‌گیری کرده، راهبردهای بازاریابی خود را تعیین کنند؛ همة اینها به طور بالقوه در موفقیت یک سازمان تأثیر دارند. هرچه فرصتها و تهدیدها زودتر شناسایی شوند، مدیریت زودتر میتواند تصمیم بگیرد که چه بکند، از این‌رو استفادة مؤثر و سودمند از اطلاعات برای تصمیم سازی موفق بازاریابی توسط مدیران بازرگانی ضروری است.
با عنایت به مطالب یادشده، نتایج به دست آمده از تجزیه و تحلیل داده‌های پژوهش در زمینه وضعیت موجود مدیریت اطلاعات بازرگانی سازمان، الگوی زیر به عنوان الگو (مدل) مفهومی مدیریت اطلاعات حوزه بازرگانی سازمان (الف) پیشنهاد می‌شود: (شکل۱)
براساس الگوی پیشنهادی، اطلاعات مورد نیاز مدیران بازرگانی سازمان (الف)، را می‌توان از سه منبع: منابع داخلی شرکت، اطلاع‌رسانی و سیستم نظرسنجی و تحقیقات بازار تهیه کرد.
همچنین پیشنهاد می شود:
واحدی باعنوان: مرکز تخصصی اطلاع رسانی بازرگانی در سازمان ایجاد شود و مسئولیت تهیه، پردازش و توزیع اطلاعات تخصصی بازرگانی را با همکاری دیگر بخشها به عهده بگیرد. این مرکز می تواند گزارشهای آماری مختلفی را در دوره های مشخص: (ماهیانه، سه ماهه، شش ماهه و سالیانه) تهیه کرده، در اختیار استفاده کنندگان قرار دهد.
شرح وظایف مرکز اطلاع‌رسانی تخصصی بازرگانی سازمان الف به شرح زیر پیشنهاد می‌شود:
- شناسایی و دریافت نیازهای اطلاعاتی مدیران مربوطه،
- جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات بازرگانی،
- تهیه گزارشهای دوره‌ای و موردی برای استفاده مدیران ذیربط،
- نظر سنجی از مشتریان و تجزیه‌و تحلیل نظرات و ارائه نتایج آن برای ایجاد بهبود در محصولات و فرایندهای سازمان،
- انجام تحقیقات بازار براساس روشها و تکنیک‌های علمی،
- توزیع و ارائه به موقع اطلاعات مورد نیاز مدیران مربوطه،
با برگزاری دوره های آموزشی زبان انگلیسی، آشنایی با مهارتهای راهبری رایانه، استفاده از اینترنت و جستجو در وب، سیستم‌های مکانیزه و به ویژه مباحث تجارت الکترونیک برای ارتقاء مهارتهای شخصی مدیران،
برگزاری دوره های آموزشی مختلف بصورت چندرسانه ای و از راه شبکه اینترانت سازمان برای سطوح مختلف مدیران و کارکنان،
کارکنان به استفاده از تمهیداتی مانند پست الکترونیک به جای نامه نگاریهای رایج مدیران و کارکنان و امکانات موجود در شبکه اینترانت سازمان تشویق و ترغیب شوند و فرهنگ سازی لازم در این مورد بیش از پیش صورت گیرد.
برای انتقال حجم زیادی از اطلاعات در زمان کمتر و با کیفیت بالاتر، بین شعب مختلف و مراکز شهرستانهایی که امکان استفاده از ارتباطات زمینی وجود ندارد، از امکانات ارتباطی ماهواره ای VSAT استفاده شود. این امر می تواند از راه برون سپاری صورت گیرد.
برای جلوگیری از تبادل اطلاعات اضافی و تکراری و بمنظور بازیابی سریع اطلاعات در سیستم دستی و نیز در سیستم مکانیزه، سازمان از یک نظام کدینگ یکپارچه بهره بگیرد.
نرم افزار موجود مدیریت اطلاعات و امکان جایگزینی آن با یک نرم افزار مناسب بررسی شود.
سازمان در مرحله کنونی از نرم افزار مناسب تحت شبکه در حوزه زنجیره تأمین و بازاریابی خود استفاده کند.
سازمان از رمز شخصی به جای امضای الکترونیکی برای تبادل انواع اسناد، مانند: درخواستهای کالا، درخواستهای خرید و ... بین واحدها استفاده کند.
بانکهای اطلاعاتی یکپارچه در سازمان طراحی و پیاده سازی شود تا هم امکان دسترسی به اطلاعات منحصر به فرد مهیا شود و هم از نگهداری و تولید اطلاعات تکراری و متناقض جلوگیری شود.
- شناسایی و دریافت نیازهای اطلاعاتی مدیران مربوطه،
- جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل اطلاعات بازرگانی،
- تهیه گزارشهای دوره‌ای و موردی برای استفاده مدیران ذیربط،
- نظر سنجی از مشتریان و تجزیه‌و تحلیل نظرات و ارائه نتایج آن برای ایجاد بهبود در محصولات و فرایندهای سازمان،
- انجام تحقیقات بازار براساس روشها و تکنیک‌های علمی،
- توزیع و ارائه به موقع اطلاعات مورد نیاز مدیران مربوطه،
با برگزاری دوره های آموزشی زبان انگلیسی، آشنایی با مهارتهای راهبری رایانه، استفاده از اینترنت و جستجو در وب، سیستم‌های مکانیزه و به ویژه مباحث تجارت الکترونیک برای ارتقاء مهارتهای شخصی مدیران،
برگزاری دوره های آموزشی مختلف بصورت چندرسانه ای و از راه شبکه اینترانت سازمان برای سطوح مختلف مدیران و کارکنان،
کارکنان به استفاده از تمهیداتی مانند پست الکترونیک به جای نامه نگاریهای رایج مدیران و کارکنان و امکانات موجود در شبکه اینترانت سازمان تشویق و ترغیب شوند و فرهنگ سازی لازم در این مورد بیش از پیش صورت گیرد.
برای انتقال حجم زیادی از اطلاعات در زمان کمتر و با کیفیت بالاتر، بین شعب مختلف و مراکز شهرستانهایی که امکان استفاده از ارتباطات زمینی وجود ندارد، از امکانات ارتباطی ماهواره ای VSAT استفاده شود. این امر می تواند از راه برون سپاری صورت گیرد.
برای جلوگیری از تبادل اطلاعات اضافی و تکراری و بمنظور بازیابی سریع اطلاعات در سیستم دستی و نیز در سیستم مکانیزه، سازمان از یک نظام کدینگ یکپارچه بهره بگیرد.
نرم افزار موجود مدیریت اطلاعات و امکان جایگزینی آن با یک نرم افزار مناسب بررسی شود.
سازمان در مرحله کنونی از نرم افزار مناسب تحت شبکه در حوزه زنجیره تأمین و بازاریابی خود استفاده کند.
سازمان از رمز شخصی به جای امضای الکترونیکی برای تبادل انواع اسناد، مانند: درخواستهای کالا، درخواستهای خرید و ... بین واحدها استفاده کند.
بانکهای اطلاعاتی یکپارچه در سازمان طراحی و پیاده سازی شود تا هم امکان دسترسی به اطلاعات منحصر به فرد مهیا شود و هم از نگهداری و تولید اطلاعات تکراری و متناقض جلوگیری شود.
منبع:vista.ir
مطالب مرتبط
