نقش عامل انسانی در چابکی سازمان
چکیده:
با سپری شدن عصرکشاورزی و صنعت و اضافه شدن عواملی نظیر تجهیزات مدرن، فناوریهای اطلاعاتی و تکنولوژیهای پیشرفته تولید سبب شد بازارها شاهد خدمات و محصولات گسترده و متنوعتری باشند و رقابت فزایندهای شکل بگیرد. این محیط متلاطم و متغیر، موجب پیدایش مفاهیم نو در زمینه طراحی سازمان و مدیریت منابع انسانی و از جمله مفهوم چابکی سازمان گردید. در واقع سازمان‌های امروزی تلاش می‌کنند تا با پاسخ به موقع به تغییرات مداوم کسب و کار، ضمن آگاهی از تهدیدات بالقوه و بهره‌برداری از فرصت‌ها، تعادل مطلوب را بین ثبات و انعطاف‌پذیری لازم برقرار و حفظ نماید و بدین شکل، ورود به مرحله افول سازمانی را به تاخیر بیاندازند.لذا آشنایی با مفاهیم چابکی و مدیریت متناسب و موثر منابع انسانی به‌عنوان ارزشمندترین و تعیین‌کننده‌ترین عامل سازمانی چه در نقش رهبر و مدیر و چه در نقش کاربر و نیروی خط مقدم، با عنایت به فشار فزایندهای که جهت یافتن راه‌های جدید رقابت کارآمد در بازارهای پویای جهانی به‌وجود آمده بیش از هر زمان لازم و ضروری به‌نظر می‌رسد.
در اینجا سوالاتی مطرح می‌شود: طراحی و تربیت سازمان و پرسنل چابک از چه طریق منجر به ایجاد مزیت رقابتی برای مجموعه خواهد شد؟ ابعاد این چابکی جهت تعیین رفتار کلی سازمان چیست؟ معماری سازمانی چابک چه اصول و روش‌هایی را در بر میگیرد؟ در این مجال ضمن پاسخگویی به سوالات مذکور به تعاریف و مفاهیم چابکی سازمان اشاره و حوزه‌های اصلی تغییرات درون سازمانی و محیطی بررسی شده است. در نهایت ظرفیت‌های لازم جهت مواجهه با تغییرات و همچنین شیوه‌های مختلف پیاده‌سازی چابکی از دید صاحبنظران مختلف و سطوح چارچوب چابکی تبیین و تشریح گردیده است.
مقدمه
بازارهای جهانی به سبب محیط متلاطم با شرایط عدم اطمینان فزاینده پیش رو، شاهد توجه روزافزون سازمان‌ها به مشتری‌مداری و تامین رضایت مشتری بوده‌اند، از سوی دیگر مطالعه صنایع در طول زمان حاکی از آن است که این محیط رقابتی موجب افول سازمان‌هایی گشته است که با نادیده گرفتن و یا تاخیر در همگامی با تغییرات ناچار به خروج از صحنه رقابت شدند. در این زمینه، ساختار فیزیکی و حسی دایناسورها مثال زدنی است. دایناسورها علی‌رغم جثه بزرگ، مغز کوچکی دارند و زمان، لازم است تا پیام دریافت شده از ناحیه دم، به مغز رسیده و منجر به عکس العمل گردد. بنابراین فرایند احساس- ادراک – عکس‌العمل، برای موجودات کوچکتر، ورزیده و حساس، بسیار سریعتر و متناسبتر خواهد بود و آنها با چابکی بیشتری عکس‌العمل مقتضی را تشخیص و پیاده‌سازی می‌کنند. آگاهی به همین امر، موجب شده تا سازمان‌های امروزی با اتکا به ابتکار، مهارت، دانش سازمانی و دسترسی افراد به اطلاعات، به سمت چابک‌سازی، خصوصی‌سازی، کوچک‌سازی و استفاده از سازمان‌های مجازی و برون سازمانی، ایجاد حساسیت و آگاهی نسبت به پیرامون با بهکارگیری نیروهای تخصصی و صاحب دانش و نیز استفاده از تیم‌های پژوهش بازار، متمایل شوند.
حوزه‌های تغییر
در قدم نخست، لازم است بدانیم تغییر به‌عنوان اصلی‌ترین نیروی محرک چابکی، چه حوزه‌هایی را در برمی‌گیرد و ظرفیت‌های لازم جهت مواجهه با آنها کدامند؟ گفتنی است پدیده تغییرات، عاملي است که از قديم بوده و چيز جديدي نيست. اما امروزه سرعت فزاينده‌اي به خودگرفته است و معماري سازمانی چابک، بیشتر از اینکه به اندازه سازمان ارتباط داشته باشد، به میزان تلاطم و تغییرات در سازمان و محیط بستگی دارد. این عامل، سازمان‌ها را ملزم به تغيير در اولويت‌ها، ديدگاه‌ها و رسالت استراتژيك در بازار رقابتي نموده و بايد منجر به بهبود انعطاف‌پذيري و مسئوليت‌پذيري گردد تا سازمان محكوم به فنا نشود.
صاحبنظران مدیریت، حوزه‌هاي اصلي تغييرات را به دو طبقه "تغییرات محیطی" و" تغییرات سازمانی" تقسیم کرده اند. تغییرات محیطی شامل: بازارها (رشد و معرفي محصولات جديد و كوتاه شدن عمر محصولات) رقابت (به‌واسطه فشار هزينه ها، جهاني شدن بازارها و...) نياز مشتريان (كيفيت، زمان كوتاهتر تحويل و...) تكنولوژي(از قبيل رشد سيستم‌هاي سخت‌افزاري و نرم‌افزاري) و عوامل اجتماعي(فشارهاي كار، زندگي و...) می‌گردد. تغییرات سازمانی، سه حوزه نیازمندي‌های سازمان، تکنولوژي و افراد را در بر میگیرد. طبقه‌بندی دیگری که از نگاه "استیفن رابینز" صورت گرفته 6 زمینه را شامل ود که عبارتند از: ماهيت نيروي كار، تكنولوژي، ضربه‌هاي اقتصادي، رقابت، روند اجتماعي و سياست‌هاي جهاني
ظرفیت‌های لازم، جهت مواجهه با تغییرات
توان شناسايي تغييرات و پاسخگويي سريع به آنها که به قدرت (پاسخگویی/ واکنش) موسوم است، نخستین ظرفیت لازم جهت رویارویی با تغییرات، سپری کردن بحران‌های احتمالی و یا حتی تبدیل آنها به فرصت‌ها می‌باشد. دیگر ظرفیت لازم، امکان دستیابی به مزیت رقابتی در بازار و نیز تحقق کارا و موثر اهداف و رسالت‌هاست که منجر به ارتقاء توان رقابتی سازمان خواهد شد. اهرم دیگری که به توان پردازش فرايندها و دستيابي به اهداف گوناگون با امكانات يكسان اشاره دارد، اهرم انعطاف/ قدرت پذیرش، نام دارد که از ظرفیت‌های ضروری سازمان برای مواجهه با تغییرات به‌شمار می‌رود و بالاخره ظرفیت(سرعت /چابکی) یک مجموعه که به توان انجام فعاليت‌ها در كوتاهترين زمان ممكن اشاره دارد.
چابکی سازمانی
حال که حوزه‌های تغییرات از نظر، گذشت و ظرفیت‌های لازم جهت پذیرش و گذر از این تحولات بررسی گشته و ضرورت همگامی با تغییرات پیش روی سازمان‌های امروزی محرز گردید به تشریح مفهوم چابکی و تعاریف آن می‌پردازیم. چابکی، قبل از اینکه یک فن یا متد تلقی شود يك حالت پذيرش و آماده باش رواني براي برخورد پويا با مسائل غير قابل پيش‌بيني برای سازمان‌ها و افراد آن می‌باشد که با تبدیل شدن به یک فرهنگ سازمانی از طریق آموزش‌ها و حمایت‌های رهبر مجموعه، سازمان را به تعادلی مناسب بین انعطافپذیري و ثبات می‌رساند.
تعاریف دیگری که از چابکی به‌عمل آمده که عبارتند از:
• توانايي سازمان در پاسخگويي سريع به تغييرات بازار و تقاضاي مشتريان
• تطبیق‌پذیری سازمان درمقابل تغییرات مداوم کسب و کار
• توانايي لازم براي تغيير به‌موقع و بهره‌برداري از فرصت‌هاي محيط متلاطم
این سوال مطرح می‌شود که آیا منظور از چابکی، همان انعطاف‌پذیری است یا مفهومی کلی‌تر مد نظر است؟ در پاسخ باید گفت انعطافپذیري یک پاسخ به تغییرات برنامه‌ریزي شده است، در حالی که چابک بودن محدودیت‌هاي تغییر را در حالت حداقلی می‌بیند و هر تغییري )غيرقابل پیش‌بینی و برنامه‌ریزي نشده (را محتمل می‌داند. چابکی در نهایت از طریق كاهش هزينه‌ها، خصوصا در بخش توليد، افزايش سهم بازار، رضايت مشتريان، آماده‌سازي براي معرفي محصول جديد، ارزيابي و تخمين فعاليت‌هاي فاقد ارزش افزوده، افزايش رقابت درون سازمان و برون سازماني و رضايت كارمندان، منجر به مزیت رقابتی سازمان خواهد شد.
ابعاد چابكي
ابعاد چهار‌گانه چابكي جهت تعيين رفتار كلي سازمان، شامل بُعد مديريت، بُعد دانش سازماني، توانايي مهندسي مجدد و استفاده از سازمان‌هاي مجازي می‌باشد و سازمان‌ها با تجدید‌نظر و مدیریت بهنگام و موثر این ابعاد می‌توانند به نتایج چابکی دست یابند و با معماری صحیح سازمان، مشتمل بر رعایت اصل سادگی،پویایی در رفتار و تطبیق‌پذیري در مقابل تغییرات، استفاده ازروش‌هاي تکاملی و تدریجی، تاکید بر افراد به جاي تاکید بر فرآیندها و ابزارها، تاکید بر ابتکار، خلاقیت و نوآوري و نتیجه‌گرایی، معماری چابک سازمانی را محقق سازند. "نلسون" نیز معتقد است یک چارچوب معماري تطبیق‌پذیر باید بر اصول خاصی بنا شده باشد. من جمله مبتني برارزش مشتریان باشد همچنین باید مبتنی بر مد‌ل‌سازي کسب وکار باشدکه اشاره به یکپارچه نمودن کسب وکار با کاربردها و اطلاعات دارد. او در ادامه بیان می‌دارد، چارچوب مبتنی بر مدیریت سازمان بر مبناي عملکرد یعنی فراهم‌آوردن شاخص‌هاي پیش‌گویانه‌اي از عملکرد آینده یا تغییرات بازار از دیگر اصول دستیابی به چارچوب انعطاف‌پذیر سازمانی می‌باشد. همچنین لازم می‌داند که مدیریت از معماري مبتنی بر مولفه و خدمت، استفاده نموده و پشتیبانی از نیازمندي‌هاي غیر وظیفه‌اي مثل امنیت، قابلیت اطمینان، دسترس‌پذیري و مقیاس‌پذیري را نیز لحاظ نماید.
ارتقاء چابكي در سازمان چگونه اتفاق مي‌افتد؟
از یک منظر، ارتقاء چابكي سازمان و توان رقابتي در قدم نخست، مستلزم ايجاد ارتباط منطقي و منظم در زنجيره تامين- سازمان- مشتري می‌باشد که این امر از طریق تاكيد بر اصلاح و بهبود رهبري، فرهنگ سازماني و سيستم‌هاي پاداش، میسر خواهد شد. امری که لازمه آن ايجاد و حفظ ارتباط بين اعضا و فناوري پيشرفته می‌باشد و در واقع مشاركت در تصميم‌گيري، ارائه مشاغل غني شده،آموزش فناوري و تدارك سيستم پاداش مناسب، نقطه آغاز و ضامن اجرای موثر و صحیح این فرایند خواهد بود.
از نگاهی دیگر، ارتقاء چابكي با توجه به استراتژي سازمان، فرآيندهاي تجاري، سيستم‌هاي اطلاعاتي و تكنولوژي سازمان تعیین می‌گردد و موارد ذیل را شامل می‌شود:
تحويل ارزش به مشتريان
آمادگي در مواجهه براي تغيير
ارزش‌گذاري براي دانش و مهارت انساني
ايجاد همكاران مجازي
افزایش میزان تعامل و ارتباطات موثر بین ذینفعان
تشویق کارکنان وظیفه شناس
به‌کارگیري مدیریت ریسک و ترغیب کارکنان براي استفاده از دانش براي تصمیم‌گیري‌ها
اما به طور کلی، مطلبی که در این خصوص باید مد‌نظر داشت این‌است که اکثر صاحبنظران بر این باورند‌که تحقق چابكي، مستلزم پشتيباني توسط رهبر و پذيرش، توسط اعضاء به عنوان يك ارزش می‌باشد و حمايت‌های رهبرسازمان در این زمینه می‌تواند از طریق تخصيص پاداش‌هاي مناسب براي پيش‌بيني و پذيرش تغيير و سازگاري سريع با آن و حتي ايجاد تغيير در بازار، جهت بهره‌برداري از آن و همچنین تاكيد بر فرهنگ سازماني چابك و سازمان يادگيرنده منجر به این امر شود. آنها در تاکید نقش رهبری در فرهنگ‌سازی و معرفی قابلیت چابکی به عنوان یک ارزش و مزیت اعلام می‌دارند که مدیران ارشد همچنین می‌توانند با ایجاد انگيزش از طريق غني‌سازي مشاغل و تفويض اختيارات بيشتر و نیز مالكيت كار به وسيله تيم‌هاي كاري، نیروهای سوق دهنده چابکی را تقویت کنند.
این چابکی می‌تواند در سطوح زیر برای سازمان حاصل شود:
• سطح )1همکاري:( همکاري و تعامل بین ذینفعان
• سطح )2تکامل:( تحویل پیوسته و مناسب محصولات و فرآورده‌ها
• سطح )3اثربخشی:( افزایش کیفیت محصولات و فرآورده‌ها
• سطح)4 تطبیق‌پذیري:( افزایش سرعت پاسخگویی به تغییرات و بازخوردهاي سریع
• سطح)5احاطه کردن:(آماده‌سازي محیط سازمان براي پذیرش اصول و فرهنگ چابکی
نتیجه‌گیری
امروزه بازارها و مشتریان، خواهان محصولات ارزان، متناسب با سلایق خود و دسترسی سریع به آنها هستند و حتی برای رقبای چابک، تغییر و عدم اطمینان می‌تواند به‌عنوان منبع احیای فرصت‌ها از روش‌های موفق دائمی قلمداد شود. بررسی فرایند ارتقا چابکی در سازمان از دیدگاه‌های مختلف، مارا به جمع‌بندی واحدی می‌رساند. از مولفه‌هایی که توسط رهبر و مدیران ارشد در خصوص معماری سازمان باید مد‌نظر قرار‌گیرد. به جای واژه مهندسی یا مدیریت از کلمه معماری بنای چابک استفاده می‌شود چرا که علاوه بر مهندسی و تسلط مدیریتی، به هنر نیاز است. مدیر عالی باید با معرفی این قابلیت به‌عنوان یک ارزش و فرهنگ سازی آن، زمینه و انگیزه مشارکت همه افراد سازمان را برای تحقق آن فراهم آورد و با نگاه همه جانبه و نه تک بعدی، ارتقا سه مولفه هزینه، سرعت و کیفیت را در تمامی اجزا و فرایند‌ها، با تجدید‌نظرهای لازم و بهکارگیری ساختار سازمانی مناسب به سطح مطلوب برساند.
